1. ನಿಮ್ಮ ಸ್ವಭಾವವನ್ನು ಮನಸ್ಸಿ
ಮುಂದಿನ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ತೆರಳಲು ನಾವು ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ಬೇಗನೆ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಪಡೆಯಲು ನಾವು ಹಠಾತ್ತ್ತಿರುವ ಜಗತ್ತಿನಲ್ಲಿ ಸಹ, ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ನಲ್ಲಿ ಉತ್ತಮ ಸ್ವಭಾವವನ್ನು ಬಳಸಲು ಸಮಯ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಿ.
"ದಯವಿಟ್ಟು" ಮತ್ತು "ಧನ್ಯವಾದಗಳು" ಎಂದು ಹೇಳಲು ನಿರ್ಲಕ್ಷಿಸಬೇಡಿ.
ನಿಮಗೆ ಚೆನ್ನಾಗಿ ತಿಳಿದಿಲ್ಲ ಅಥವಾ ನಿಮಗೆ ತಿಳಿದಿಲ್ಲ ಅಥವಾ ನೀವು ಔಪಚಾರಿಕ ಸಂಬಂಧವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವವರನ್ನು ಉದ್ದೇಶಿಸಿ ಮಾತನಾಡುವಾಗ, ಅವರ ಶೀರ್ಷಿಕೆ ಮತ್ತು ಕೊನೆಯ ಹೆಸರಿನಿಂದ ಅವರನ್ನು ಉದ್ದೇಶಿಸಿ, ಅವರು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಕೇಳದೆ ಇದ್ದಲ್ಲಿ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, "ಡಿಯರ್ ಮಿಸ್ಟರ್ ವೈಟ್" ಅಥವಾ "ಡಿಯರ್ ಮಿಸ್ ಗ್ರೇ" ಎಂದು ಹೇಳಿ. ನೀವು ಇಮೇಲ್ಗೆ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರಿಸುತ್ತಿದ್ದರೆ ಮತ್ತು ಮೂಲ ಸಂದೇಶದ ಕಳುಹಿಸುವವರು ಅದನ್ನು ಅವನ ಅಥವಾ ಅವಳ ಮೊದಲ ಹೆಸರಿನೊಂದಿಗೆ ಸಹಿ ಮಾಡಿದ್ದರೆ, ಅದೇ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಅವುಗಳನ್ನು ಪರಿಹರಿಸಲು ಸರಿಯಾಗಿ ನೀವು ಭಾವಿಸಬಹುದು.
2. ನಿಮ್ಮ ಟೋನ್ ವೀಕ್ಷಿಸಿ
ಟೋನ್ ಎಂಬುದು ಬರಹಗಾರರಾಗಿ, ನಿಮ್ಮ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಇಮೇಲ್ ಸಂದೇಶದಲ್ಲಿ ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸಬಹುದು. ಅದು ಹೇಗೆ ಸ್ವೀಕರಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಇದು ಪ್ರಭಾವಿಸುತ್ತದೆ. ಗೌರವಾನ್ವಿತ, ಸೌಹಾರ್ದ, ಮತ್ತು ಪ್ರವೇಶಿಸಬಹುದಾದಂತಹ ಸ್ವೀಕೃತದಾರರಿಗೆ ನೀವು ಬರುವಂತೆ ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ನೀವು ಕರ್ಟ್ ಅಥವಾ ಬೇಡಿಕೆಗೆ ಧ್ವನಿಸಲು ಬಯಸುವುದಿಲ್ಲ. ಕಳುಹಿಸಲು ಹೊಡೆಯುವ ಮೊದಲು ನಿಮ್ಮ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಹಲವಾರು ಬಾರಿ ರಿರೆಡ್ ಮಾಡಿ.
ನೀವು ಮೊದಲು ಸಂವಹನ ಮಾಡಿಕೊಂಡ ಯಾರೊಬ್ಬರಿಗೆ ಬರೆಯುವಾಗ, "ನೀವು ಚೆನ್ನಾಗಿರುವುದು ನನಗೆ ಭರವಸೆ" ಎಂದು ಹೇಳುವ ಮೂಲಕ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿ. ಎಮೊಜಿಗಳು ನಿಮಗೆ ಸುಲಭವಾಗಿ ಟೋನ್ ಅನ್ನು ತಿಳಿಸಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತಾರೆ, ನೀವು ತುಂಬಾ ಅನೌಪಚಾರಿಕ ಸಂಬಂಧ ಹೊಂದಿರುವ ಯಾರೊಬ್ಬರಿಗೆ ಬರೆಯದ ಹೊರತು ಅವುಗಳನ್ನು ವೃತ್ತಿಪರ ಇಮೇಲ್ನಲ್ಲಿ ಬಳಸಬೇಡಿ.
ನಿರೀಕ್ಷಿತ ಉದ್ಯೋಗದಾತರಿಗೆ ಬರೆಯುವಾಗ ಅವುಗಳನ್ನು ಎಂದಿಗೂ ಬಳಸಬೇಡಿ.
ಎಲ್ಲಾ ದೊಡ್ಡಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದು ಇಮೇಲ್ ಅಥವಾ ಒಂದು ಭಾಗವನ್ನು ಬರೆಯಲು ಯಾವಾಗಲೂ ಕಳಪೆ ಇಮೇಲ್ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರವೆಂದು ಪರಿಗಣಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ನೀವು ಕೂಗುತ್ತಿರುವಾಗ ಅದು ನಿಮಗೆ ಕಾಣುವಂತೆ ಮಾಡುತ್ತದೆ.
3. ಕನ್ಸೈಸ್ ಆಗಿ
ಬ್ಯುಸಿ ಜನರು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಓದುವ ಸಮಯಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಸಮಯವನ್ನು ಕಳೆಯಲು ಸಮಯ ಅಥವಾ ಇಚ್ಛೆಯಿಲ್ಲ.
ನಿಮ್ಮ ಸಂದೇಶವನ್ನು ನಿಮ್ಮ ಸಂದೇಶವನ್ನು ತ್ವರಿತವಾಗಿ ಓದಲು ಅನುವು ಮಾಡಿಕೊಡಲು ಮತ್ತು ಇನ್ನೂ ಅದನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ನೀವು ಬಯಸಿದರೆ, ನೀವು ಅದನ್ನು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತಗೊಳಿಸಬೇಕು.
ಆದಾಗ್ಯೂ, ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ವಿವರಗಳನ್ನು ಬಿಡಬೇಡಿ. ನಿಮ್ಮ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಮೊದಲ ಬಾರಿಗೆ ಬರೆಯುವುದಕ್ಕೆ ನಿಮ್ಮ ಕಾರಣವನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ತಿಳಿಸುತ್ತದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ. ನೀವು ಬಿಟ್ಟುಬಿಟ್ಟಿರುವ ವಿವರಗಳನ್ನು ವಿವರಿಸಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸುವಾಗ ನೀವು ಹಿಂದಕ್ಕೆ ಮತ್ತು ಮುಂದಕ್ಕೆ ಹೊಂದುವವರೆಗೂ ಯಾರೂ ಸಮಯವನ್ನು ಉಳಿಸುವುದಿಲ್ಲ.
4. ಟೆಕ್ಸ್ಟಿಂಗ್ ಸಂಕ್ಷೇಪಣಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಿ
ನೀವು ಸಮಯವನ್ನು ಉಳಿಸಲು ಬಯಸಿದರೆ, ನಿಮ್ಮ ವೃತ್ತಿಪರ ಇಮೇಲ್ನಲ್ಲಿ ಪಠ್ಯ ಸಂದೇಶ ಸಂಕ್ಷೇಪಣಗಳನ್ನು ಬಳಸಬಾರದು. ನೀವು ಬಹಳಷ್ಟು ಜನರನ್ನು ಓದುವಂತೆಯೇ, ನಿಮ್ಮ ಸ್ನೇಹಿತರಿಗೆ ಮಾತನಾಡಲು ಒಂದು ರೀತಿಯ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ರೂಪವನ್ನು ನೀವು ಬಳಸಿಕೊಳ್ಳಬಹುದು. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ನೀವು "ನೀವು," "ನಿಮ್ಮ," ಮತ್ತು "ದಯವಿಟ್ಟು" ಬದಲಿಗೆ "u," "ur," ಮತ್ತು "plz" ಅನ್ನು ಬಳಸಬಹುದು. ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ನಿಮಗೆ ಸಾಂದರ್ಭಿಕ ಸಂಬಂಧವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಯಾರೊಬ್ಬರ ಹೊರತು ಈ ಸಂಕ್ಷೇಪಣಗಳಿಗೆ ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಯಾವುದೇ ಸ್ಥಾನವಿಲ್ಲ.
5. ವೃತ್ತಿಪರ ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸವನ್ನು ಬಳಸಿ
ನಿಮ್ಮ ಪ್ರಸ್ತುತ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಸಂದೇಶಗಳಿಗಾಗಿ, ನಿಮಗೆ ನಿಯೋಜಿಸಿದ ನಿಮ್ಮ ಉದ್ಯೋಗದಾತ ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸವನ್ನು ಯಾವಾಗಲೂ ಬಳಸಿ. ಆದಾಗ್ಯೂ, ನಿಮ್ಮ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧವಿಲ್ಲದ ಸಂದೇಶಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲು ನೀವು ಎಂದಿಗೂ ಬಳಸಬಾರದು, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ನೀವು ಹೊಸದನ್ನು ಹುಡುಕುತ್ತಿದ್ದರೆ. ಬದಲಿಗೆ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಇಮೇಲ್ ಖಾತೆಯನ್ನು ಬಳಸಿ.
ನಿಮಗೆ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಖಾತೆ ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ನೀವು ಸೇವೆಗಾಗಿ ಸೈನ್ ಅಪ್ ಮಾಡಿದಾಗ ನಿಮ್ಮ ಇಂಟರ್ನೆಟ್ ಸೇವಾ ಪೂರೈಕೆದಾರರು ಒದಗಿಸಿದ ಒಂದು ಉಚಿತ ಇಮೇಲ್ ಖಾತೆಯನ್ನು ಪಡೆಯಿರಿ.
ವೃತ್ತಿಪರವಾಗಿ ವರ್ತಿಸುವ ವಿಳಾಸವನ್ನು ಹೊಂದಿಸಲು Gmail ಅಥವಾ ಇನ್ನೊಂದು ಸೇವೆಯನ್ನು ಬಳಸಿ. ಸಿಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಸೂಚಕ ಯಾವುದನ್ನೂ ಬಳಸಬೇಡಿ. ನಿಮ್ಮ ಮೊದಲ ಆರಂಭಿಕ ಮತ್ತು ಕೊನೆಯ ಹೆಸರು ಅಥವಾ ನಿಮ್ಮ ಪೂರ್ಣ ಹೆಸರು ಸೂಕ್ತವಾದ ಆಯ್ಕೆಗಳು.
6. ಕಾಗುಣಿತ ಮತ್ತು ಗ್ರಾಮರ್ ಕೌಂಟ್ ಅನ್ನು ಮರೆತುಬಿಡಬೇಡಿ
ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಎಚ್ಚರಿಕೆಯಿಂದ ರುಜುವಾತುಪಡಿಸುವುದು ಅತ್ಯಗತ್ಯ. ಈ ನಿರ್ಣಾಯಕ ಹೆಜ್ಜೆಯನ್ನು ಎಂದಿಗೂ ನಿರ್ಲಕ್ಷಿಸಬೇಡಿ, ನೀವು ಎಷ್ಟು ಕಾರ್ಯನಿರತರಾಗಿದ್ದರೂ ಸಹ. ನೀವು ಗಮನಿಸಬೇಕಾದ ವಿಷಯಗಳು ಸರಿಯಾದ ಕಾಗುಣಿತ ಮತ್ತು ಸರಿಯಾದ ವ್ಯಾಕರಣಗಳಾಗಿವೆ. ಸಾಮಾನ್ಯ ಪದಗಳನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ಉಚ್ಚರಿಸುವುದರ ಜೊತೆಗೆ, ನಿಮ್ಮ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಮತ್ತು ಅವನ ಅಥವಾ ಅವಳ ಕಂಪನಿಯ ಹೆಸರನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಂತೆ ಜನರ ಹೆಸರುಗಳನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ಉಚ್ಚರಿಸಲು ನೀವು ಬಯಸುತ್ತೀರಿ.
ಕಾಗುಣಿತ-ಚೆಕ್ಕರ್ಗಳ ಮೇಲೆ ಹೆಚ್ಚು ಅವಲಂಬಿಸಿರುವುದರ ಬಗ್ಗೆ ಜಾಗರೂಕರಾಗಿರಿ. ತಪ್ಪಾಗಿ ಬಳಸಿದಾಗ ಅವರು ಪದಗಳ ತಪ್ಪಾಗಿ ಗಮನಿಸುವುದಿಲ್ಲ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಒಂದು ಕಾಗುಣಿತ-ಪರೀಕ್ಷಕ ವಾಕ್ಯದಲ್ಲಿ "to" ಎಂಬ ಪದವನ್ನು ಫ್ಲ್ಯಾಗ್ ಮಾಡುವುದಿಲ್ಲ, "ನಾನು ನಿಮಗಾಗಿ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರಬೇಕು," ಆದರೂ, ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಅದು "ಎರಡು" ಆಗಿರಬೇಕು. ಮೆರಿಯಮ್-ವೆಬ್ಸ್ಟರ್ ನಂತಹ ಉಚಿತ ಆನ್ಲೈನ್ ನಿಘಂಟನ್ನು ಬಳಸುವುದರ ಮೂಲಕ ನಿಮಗೆ ಖಚಿತವಾಗದ ಎರಡು ಚೆಕ್ ಕಾಗುಣಿತಗಳು.