ಸಭೆಯ ನಿಮಿಷಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವುದು ಹೇಗೆ

ಕೆಲಸದ ಸಭೆ ಅಥವಾ ಸಮಾವೇಶದ ಲಿಖಿತ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವುದು

ಮೀಟಿಂಗ್ ನಿಮಿಷಗಳು ಸಭೆ ಅಥವಾ ಸಮಾವೇಶದ ಅಧಿಕೃತ ಲಿಖಿತ ದಾಖಲೆಯಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುವ ವಿವರವಾದ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳಾಗಿವೆ. ಒಟ್ಟುಗೂಡುವಿಕೆಯ ಉಸ್ತುವಾರಿ ವಹಿಸುವ ವ್ಯಕ್ತಿ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಈ ಕಾರ್ಯಕ್ಕೆ ಒಲವು ನೀಡುವಲ್ಲಿ ಭಾಗವಹಿಸುವವರನ್ನು ಕೇಳುತ್ತಾನೆ. ಒಂದು ದಿನ, ಯಾರಾದರೂ ನೀವು ಆಗಿರಬಹುದು! ಇದು ಭಯಾನಕ ಕಷ್ಟಕರ ಕೆಲಸವಲ್ಲವಾದರೂ, ಅದು ಮುಖ್ಯವಾದದ್ದು. ಭೇಟಿಯಾದ ನಿಮಿಷಗಳು ಯಾವುದು ವರ್ಗಾವಣೆಯಾಯಿತು ಎಂಬುದರ ಅಧಿಕೃತ ದಾಖಲೆಯಿಂದಾಗಿ, ನಿಖರತೆ ಅಗತ್ಯವಿದೆ. ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ ಜನರು ನಂತರ ಉಲ್ಲೇಖಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುವಂತಹ ವಿವರವಾದ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.

ಕೈಚಳಕದಿಂದ ಈ ಕಾರ್ಯವನ್ನು ನಿಭಾಯಿಸಲು ನಿಮಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡಲು ಕೆಲವು ಪಾಯಿಂಟರ್ಗಳು ಇಲ್ಲಿವೆ. ಸಭೆಯ ಮೊದಲು, ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ನಂತರ ಏನು ಮಾಡಬೇಕೆಂದು ಕಂಡುಹಿಡಿಯಿರಿ.

ಸಭೆಯ ಮೊದಲು

• ನಿಮ್ಮ ರೆಕಾರ್ಡಿಂಗ್ ಪರಿಕರವನ್ನು ಆರಿಸಿ: ನಿಮ್ಮ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳನ್ನು ನೀವು ಹೇಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತೀರಿ ಎಂಬುದನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸಲು ನೀವು ಮಾಡಬೇಕಾದ ಮೊದಲ ವಿಷಯವೆಂದರೆ. ನೀವು ಹಳೆಯ ಶಾಲೆಗೆ ಹೋಗಿ ಪೆನ್ ಮತ್ತು ಕಾಗದವನ್ನು ಬಳಸುತ್ತೀರಾ ಅಥವಾ ನೀವು ಟೆಕ್ಗೆ ಹೋಗಿ ಲ್ಯಾಪ್ಟಾಪ್ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್, ಟ್ಯಾಬ್ಲೆಟ್ ಅಥವಾ ಸ್ಮಾರ್ಟ್ ಫೋನ್ ಅನ್ನು ಬಳಸುತ್ತೀರಾ. ಒಂದು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ವಿಧಾನವನ್ನು ಉಪಯೋಗಿಸಲು ಅವನು ಅಥವಾ ಅವಳು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಆದ್ಯತೆ ಮಾಡುತ್ತದೆಯೇ ಎಂದು ನೋಡಲು ನಿಮ್ಮ ಬಾಸ್ನೊಂದಿಗೆ ಪರಿಶೀಲಿಸಿ. ಇದು ಅಸಂಭವವಾಗಿದೆ ಆದರೆ ಸಾಧ್ಯವಿದೆ.
• ನಿಮ್ಮ ಸಾಧನದ ಆಯ್ಕೆಯು ಕೆಲಸದ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿದೆ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಮೂಲ ಒಂದು ವಿಫಲವಾದಲ್ಲಿ ಬ್ಯಾಕಪ್ ಅನ್ನು ಹೊಂದಿದೆಯೇ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ. ನೀವು ಒಂದು ಲ್ಯಾಪ್ಟಾಪ್ ಅನ್ನು ತಂದರೆ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಪೆನ್ ಮತ್ತು ಪೇಪರ್ ಕೂಡಾ ಹೊಂದಿಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ. ನಿಮ್ಮ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಕುಸಿತಗೊಂಡಾಗ ನೀವು ಬರೆಯಲು ಏನಾದರೂ ಹುಡುಕುತ್ತಿರುವಾಗ ಸಭೆಯನ್ನು ನಿಲ್ಲಿಸಬೇಕಾಗಿಲ್ಲ.
• ಸಭೆ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುವ ಮೊದಲು ಸಭೆಯ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿಯನ್ನು ಓದಿ. ನಿಮ್ಮ ನಿಮಿಷಗಳ ರೂಪರೇಖೆಯನ್ನು ರೂಪಿಸಲು ಇದು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ. ಪ್ರತಿ ಐಟಂನ ಕೆಳಗೆ ಕೆಲವು ಜಾಗವನ್ನು ಬಿಡಿ ಮತ್ತು ಅಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳನ್ನು ಬರೆಯಿರಿ. ಇದನ್ನು ಮಾಡುವುದರಿಂದ ಸಭೆಯ ಚಾಲನೆಯಲ್ಲಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿಯು ಅಜೆಂಡಾಗೆ ತುಂಡುಯಾಗುವವರೆಗೂ ನಿಮ್ಮ ಕೆಲಸವನ್ನು ಸ್ವಲ್ಪ ಸುಲಭಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ.

ಸಭೆಯಲ್ಲಿ

• ಒಂದು ಹಾಜರಾತಿ ಹಾದಿಯ ಸುತ್ತಲೂ ಹಾದುಹೋಗಿರಿ ಮತ್ತು ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರು ಸೈನ್ ಇನ್ ಆಗಿರುವಿರಿ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ. ಅಧಿಕೃತ ಸಭೆಯ ನಿಮಿಷಗಳಲ್ಲಿ ನೀವು ಎಲ್ಲಾ ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಸೇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು.
• ಎಲ್ಲರೂ ಯಾರು ಎಂದು ನಿಮಗೆ ತಿಳಿದಿರಲಿ. ಆ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಯಾರು ಮಾತನಾಡುತ್ತಿದ್ದಾರೆಂಬುದನ್ನು ಗುರುತಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಆ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ದಾಖಲಿಸುತ್ತಾರೆ.
• ಸಭೆಯು ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುವ ಸಮಯವನ್ನು ಗಮನಿಸಿ.

• ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಕಾಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಬರೆದಿಡಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸಬೇಡಿ. ಮುಖ್ಯ ವಿಚಾರಗಳನ್ನು ಮಾತ್ರ ಸೇರಿಸುವುದು ಸರಿ. ನೀವು ಒಪ್ಪುವುದಿಲ್ಲವಾದ ವಸ್ತುಗಳನ್ನು ಬಿಟ್ಟುಬಿಡದೆ ಜಾಗ್ರತೆಯಿಂದಿರಿ. ನಿಮ್ಮ ಪಕ್ಷಪಾತಗಳು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಪ್ರಭಾವಿಸಬಾರದು. ಇದು ಅಧಿಕೃತ ಖಾತೆಯಾಗಿದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ನೆನಪಿಡಿ ಮತ್ತು ಏನಾಯಿತು ಎಂಬ ನಿಮ್ಮ ಅಭಿಪ್ರಾಯವಲ್ಲ!
• ಎಲ್ಲಾ ಚಲನೆಗಳನ್ನು ಬರೆಯಿರಿ, ಅವುಗಳನ್ನು ಮಾಡಿದವರು ಮತ್ತು ಮತಗಳ ಫಲಿತಾಂಶಗಳು ಯಾವುದಾದರೂ ಇದ್ದರೆ; ಒಂದು ಚಲನೆಯು ಯಾರು ಎರಡನ್ನು ಬರೆದಿಡಬೇಕೆಂದು ನೀವು ಬರೆಯಬೇಕಾಗಿಲ್ಲ. ಸಹಜವಾಗಿ, ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಯ ನಿಯಮಗಳು ಭಿನ್ನವಾಗಿರಬಹುದು ಆದ್ದರಿಂದ ಅವುಗಳನ್ನು ಮೊದಲು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ.
• ಮುಂದಿನ ಸಭೆಯಾಗುವವರೆಗೆ ಯಾವುದೇ ಚಲನೆಗಳು ಅಥವಾ ಚರ್ಚೆಗಳ ಮತಗಳನ್ನು ಮುಂದೂಡಿದರೆ, ಅದರ ಬಗ್ಗೆ ಒಂದು ಟಿಪ್ಪಣಿ ಮಾಡಿ.
• ಸಭೆಯ ಅಂತ್ಯದ ಸಮಯವನ್ನು ರೆಕಾರ್ಡ್ ಮಾಡಿ.

ಸಭೆಯ ನಂತರ

• ಎಲ್ಲವೂ ನಿಮ್ಮ ಮನಸ್ಸಿನಲ್ಲಿ ಇನ್ನೂ ತಾಜಾವಾಗಿದ್ದರೆ ಸಭೆಯ ನಂತರ ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ಬೇಗ ನಿಮಿಷಗಳನ್ನು ಟೈಪ್ ಮಾಡಿ. ನಿಮ್ಮ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳಲ್ಲಿ ದೋಷ ಕಂಡುಬಂದರೆ ಅಥವಾ ನಿಮಗೆ ಪ್ರಶ್ನೆಯಿದ್ದರೆ, ಇತರ ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರಿಗೆ ಮಾತನಾಡುವ ಮೂಲಕ ನೀವು ಅದನ್ನು ತ್ವರಿತವಾಗಿ ತೆರವುಗೊಳಿಸಬಹುದು.
• ನಿಮಿಷಗಳ ಅಂತಿಮ ಪ್ರತಿಯನ್ನು, ಸಂಘಟನೆಯ ಹೆಸರು, ಸಮಿತಿಯ ಶೀರ್ಷಿಕೆ, ಸಭೆಯ ಬಗೆ (ದೈನಂದಿನ, ಸಾಪ್ತಾಹಿಕ, ಮಾಸಿಕ, ವಾರ್ಷಿಕ ಅಥವಾ ವಿಶೇಷ) ಮತ್ತು ಅದರ ಉದ್ದೇಶವನ್ನು ಸೇರಿಸಿ.
• ಅದು ಪ್ರಾರಂಭವಾದ ಮತ್ತು ಕೊನೆಗೊಂಡ ಸಮಯವನ್ನು ನೀಡಿ.
• ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಮತ್ತು ಸಭೆಯನ್ನು ನಡೆಸಿದವರ ಕುರಿತು ಒಂದು ಟಿಪ್ಪಣಿ ನೀಡಿ. ನೀವು ನಿಮಿಷಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಂಡಿದ್ದೀರಿ ಎಂದು ಸಹ ನೀವು ಇಲ್ಲಿ ಸೂಚಿಸಬಹುದು. ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರ ಪಟ್ಟಿಯಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಹೆಸರನ್ನು ಸೇರಿಸಿ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಹೆಸರಿನ ನಂತರ ಆವರಣದಲ್ಲಿ, ನೀವು ನಿಮಿಷಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಂಡಿದ್ದೀರಿ ಎಂದು ಹೇಳಿ. ಪರ್ಯಾಯವಾಗಿ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ನೀವು "ನಂತರ ಸಲ್ಲಿಸಿದವರು" ಬರೆಯುವುದರ ಮೂಲಕ ಸೈನ್ ಇನ್ ಮಾಡಬಹುದು, ನಂತರ ನಿಮ್ಮ ಹೆಸರು.

• ನೀವು ಅವುಗಳನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸುವ ಮೊದಲು ನಿಮಿಷಗಳನ್ನು ಪುರಾವೆ ಮಾಡಿ. ಬೇರೊಬ್ಬರನ್ನೂ ಸಹ ನೋಡಬೇಕೆಂದು ಕೇಳಿದವರು ಕೇಳಿ. ನೀವು ಆಕಸ್ಮಿಕವಾಗಿ ಏನನ್ನಾದರೂ ಬಿಟ್ಟರೆ ಅವನು ಅಥವಾ ಅವಳು ನಿಮಗೆ ತಿಳಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ.
• ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ಮಾಡಲು ಸೂಚಿಸದೆ ಸಭೆಯನ್ನು ನಡೆಸಿದ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಸಲ್ಲಿಸಿ.