ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆಯುವುದು ಹೇಗೆ

ಕೃತಿಸ್ವಾಮ್ಯ ಥೋಡೋನಲ್ / ಐಸ್ಟಾಕ್ಫೋಟೋ

ನೀವು ವ್ಯಾಪಾರದ ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆಯಲು ಅಗತ್ಯವಿದೆಯೇ? ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಬಳಸಲು ಅತ್ಯುತ್ತಮ ವಿನ್ಯಾಸದ ಬಗ್ಗೆ ಅಥವಾ ಯಾವುದನ್ನು ಸೇರಿಸಬೇಕೆಂದು ಖಚಿತವಾಗಿಲ್ಲವೇ? ನೀವು ಬರೆಯುವ ಎಲ್ಲ ವ್ಯಾಪಾರ ಅಕ್ಷರಗಳು ಸರಿಯಾಗಿ ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟ್ ಮಾಡಲ್ಪಟ್ಟವು ಮತ್ತು ಕಾಣಿಸಿಕೊಳ್ಳುವಲ್ಲಿ ವೃತ್ತಿಪರವಾಗಿವೆ ಎಂಬುದು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ.

ನೀವು ಭವಿಷ್ಯದ ಉದ್ಯೋಗದಾತರು, ಸಹೋದ್ಯೋಗಿಗಳು, ವೃತ್ತಿಪರ ಮತ್ತು ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂಪರ್ಕಗಳಿಗೆ ಬರೆಯುವಾಗ, ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರದ ವಿನ್ಯಾಸವು ನೀವು ಬರೆಯುತ್ತಿರುವಂತೆಯೇ ಬಹುತೇಕ ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ.

ಅಕ್ಷರದ ಸರಿಯಾಗಿ ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟ್ ಮಾಡದಿದ್ದಲ್ಲಿ, ಪ್ಯಾರಾಫ್ಗಳ ನಡುವೆ ಸಾಕಷ್ಟು ಸ್ಥಳಾವಕಾಶವಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ಸಾಂಪ್ರದಾಯಿಕವಾಗಿಲ್ಲದ ಫಾಂಟ್ ಶೈಲಿ ಅಥವಾ ಗಾತ್ರವನ್ನು ಬಳಸುತ್ತದೆ, ಅದು ನಿಮ್ಮ ಮೇಲೆ ಕಳಪೆ ಪರಿಣಾಮ ಬೀರಬಹುದು.

ಬಿಸಿನೆಸ್ ಲೆಟರ್ ರೈಟಿಂಗ್ ಗೈಡ್ಲೈನ್ಸ್

ವ್ಯಾಪಾರದ ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆಯಲು ಮಾರ್ಗದರ್ಶನಗಳು ಇಲ್ಲಿವೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ನಿಮ್ಮ ಎಲ್ಲಾ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಗಳು ಅತ್ಯುತ್ತಮವಾದ ಪ್ರಭಾವ ಬೀರುತ್ತವೆ.

ಅಂಚುಗಳು
ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದ ಅಂಚುಗಳು ಸುಮಾರು 1 "ಸುತ್ತಲೂ ಇರಬೇಕು.ಇದು ನಿಮ್ಮ ವೃತ್ತಿಪರ ಪತ್ರವನ್ನು ಚೆಲ್ಲಾಪಿಲ್ಲಿಯಾಗಿ ಬಂದಿರದ ನೋಟವನ್ನು ನೀಡುತ್ತದೆ.ನಿಮ್ಮ ಪಠ್ಯವನ್ನು ಎಡಭಾಗಕ್ಕೆ ಜೋಡಿಸಬೇಕು; ಇದು ಎಷ್ಟು ದಾಖಲೆಗಳು ಜೋಡಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿವೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರವನ್ನು ಓದಬಲ್ಲಂತೆ ಮಾಡುತ್ತದೆ.

ಲೆಟರ್ ಸ್ಪೇಸಿಂಗ್
ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಸ್ಥಳವನ್ನು ಬಿಡುವುದು ಓದುಗರು ಮೆಚ್ಚುಗೆ ಪಡೆಯುವ ಸ್ಪಷ್ಟವಾದ, ಸ್ಪಷ್ಟವಾದ ಮತ್ತು ಸುಲಭವಾದ ನೋಟವನ್ನು ಸೃಷ್ಟಿಸುತ್ತದೆ. ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರವು ಬ್ಲಾಕ್ ರೂಪದಲ್ಲಿರಬೇಕು: ಪ್ಯಾರಾಗ್ರಾಫ್ಗಳ ನಡುವೆ ಎರಡು ಜಾಗವನ್ನು ಹೊರತುಪಡಿಸಿ ಇಡೀ ಅಕ್ಷರದ ಎಡಕ್ಕೆ ಮತ್ತು ಒಂದೇ ಅಂತರಕ್ಕೆ ಜೋಡಿಸಬೇಕು.

ಅಕ್ಷರ ಗಾತ್ರ
ವೃತ್ತಿಪರ ಪತ್ರಕ್ಕಾಗಿ ಸಾಂಪ್ರದಾಯಿಕ ಫಾಂಟ್ ಗಾತ್ರ 12 ಆಗಿದೆ. ಫಾಂಟ್ ಟೈಮ್ಸ್ ನ್ಯೂ ರೋಮನ್ ಅಥವಾ ಏರಿಯಲ್ ಆಗಿರಬೇಕು. ಆದಾಗ್ಯೂ, ನೀವು ಲೆಟರ್ಹೆಡ್ ಅನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಿದ್ದರೆ, ಲೆಟರ್ಹೆಡ್ ಬೇರೆ ಫಾಂಟ್ ಗಾತ್ರ ಮತ್ತು ಶೈಲಿಯಲ್ಲಿರಬಹುದು.

ಅಕ್ಷರ ವಿನ್ಯಾಸ
ವೃತ್ತಿಪರ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ವಿವಿಧ ಶೈಲಿಗಳನ್ನು ಬಳಸಬೇಕಾದ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ.

ಏಕರೂಪದ ಫಾಂಟ್ ಅನ್ನು ಬಳಸಿ (ಟೈಮ್ಸ್ ನ್ಯೂ ರೋಮನ್ ಅಥವಾ ಏರಿಯಲ್ನಂತಹ ಬುಕ್ಪ್ರಿಂಟ್ ಫಾಂಟ್) ಮತ್ತು ಅಂಡರ್ಲೈನಿಂಗ್, ಇಟಾಲಿಜೈಸಿಂಗ್ ಅಥವಾ ಬೋಲ್ಡಿಂಗ್ ತಪ್ಪಿಸಲು. ಹೇಗಾದರೂ, ನೀವು ಲೆಟರ್ಹೆಡ್ ಅನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಿದ್ದರೆ, ಲೆಟರ್ಹೆಡ್ ವಿಭಿನ್ನವಾದ ಫಾಂಟ್ ಶೈಲಿಯಲ್ಲಿರಬಹುದು.

ಪತ್ರ ಪಠ್ಯ
ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದ ಪಠ್ಯ ಸ್ವಚ್ಛವಾಗಿರಬೇಕು ಮತ್ತು ಓದಬಲ್ಲದು. ಪಠ್ಯವನ್ನು ಒಂದು ದೊಡ್ಡ ಬ್ಲಾಕ್ನಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆಯುವುದನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಿ.

ನಿಮ್ಮ ಪಠ್ಯವನ್ನು ಹಲವಾರು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ಪ್ಯಾರಾಗ್ರಾಫ್ಗಳಾಗಿ ಒಡೆಯಿರಿ. ಈ ಪ್ಯಾರಾಗಳು ಎಡಕ್ಕೆ ಜೋಡಿಸಲ್ಪಡಬೇಕು; ಇದು ಸುಲಭವಾದ ಓದುವಿಕೆಯನ್ನು ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ. ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರವನ್ನು ನೀವು ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸಿದಾಗ, ನಿಮಗಾಗಿ ಅದನ್ನು ಓದುವುದು ಬೇರೆಯವರಿಗೆ ಕೇಳಿ. ಈ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ಅವುಗಳನ್ನು ನೋಡೋಣ. ಪುಟದಲ್ಲಿ ಹೆಚ್ಚು ಪಠ್ಯವಿದೆಯೇ? ವಿಭಿನ್ನವಾದ ಪ್ಯಾರಾಗಳನ್ನು ನೋಡುವುದು ಸುಲಭವೇ?

ಸಂಪರ್ಕ ಮಾಹಿತಿ
ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರದ ಮೊದಲ ಭಾಗವು ನಿಮ್ಮ ಸಂಪರ್ಕ ಮಾಹಿತಿ ಮತ್ತು ನೀವು ಬರೆಯುತ್ತಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಸಂಪರ್ಕ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು. ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರದ ಮೇಲ್ಭಾಗದಲ್ಲಿ ನೀವು ಬರೆಯುವ ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಸಹ ಸೇರಿಸಿ.

ಲೆಟರ್ ವಂದನೆ
ಓದುಗರನ್ನು ಚೆನ್ನಾಗಿ ತಿಳಿದಿದ್ದರೆ ಮತ್ತು ಅವರ ಮೊದಲ ಹೆಸರಿನಿಂದ ಅವುಗಳನ್ನು ವಿಶಿಷ್ಟವಾಗಿ ತಿಳಿಸದಿದ್ದರೆ, ನೀವು ವ್ಯಕ್ತಿಯ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಶೀರ್ಷಿಕೆ ಮತ್ತು ಪೂರ್ಣ ಹೆಸರನ್ನು ವಂದನೆ (ಅಂದರೆ "ಡಿಯರ್ ಮಿಸ್ಟರ್ ಜೇಮ್ಸ್ ಫ್ರಾಂಕ್ಲಿನ್") ನಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಬೇಕು. ನೀವು ಓದುಗರ ಹೆಸರನ್ನು ಖಚಿತವಾಗಿರದಿದ್ದರೆ, ಅವನ ಅಥವಾ ಅವಳ ಶೀರ್ಷಿಕೆಯನ್ನು (ಅಂದರೆ "ಮಾರ್ಕೆಟಿಂಗ್ ಆತ್ಮೀಯ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಾಹಕ") ಸೇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ. ಓದುಗರ ಲಿಂಗವನ್ನು ನೀವು ಖಚಿತವಾಗಿರದಿದ್ದರೆ, ಅವರ ಪೂರ್ಣ ಹೆಸರನ್ನು ಸರಳವಾಗಿ ಮತ್ತು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಶೀರ್ಷಿಕೆ (ಅಂದರೆ "ಆತ್ಮೀಯ ಜೇಮೀ ಸ್ಮಿತ್") ತಪ್ಪಿಸಿ. ಓದುಗರ ಲಿಂಗ, ಹೆಸರು, ಮತ್ತು ಶೀರ್ಷಿಕೆಯನ್ನು ನೀವು ಖಚಿತವಾಗಿರದಿದ್ದರೆ, " ಇದು ಯಾರಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿರಬಹುದು " ಎಂದು ಬರೆಯಿರಿ. ವಂದನೆಯ ನಂತರ ಒಂದು ಸಾಲಿನ ಖಾಲಿ ಬಿಡಿ.

ಪತ್ರ ಪ್ಯಾರಾಗಳು
ವೃತ್ತಿಪರ ಪತ್ರ ಪ್ಯಾರಾಗಳು ತುಲನಾತ್ಮಕವಾಗಿ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಬೇಕು.

ಮೊದಲ ಪ್ಯಾರಾಗ್ರಾಫ್ಗೆ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ಸ್ನೇಹಿ ಆರಂಭ ಮತ್ತು ಬರೆಯುವ ನಿಮ್ಮ ಕಾರಣದ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ವಿವರಣೆಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬಹುದು. ಎರಡನೆಯ ಪ್ಯಾರಾಗ್ರಾಫ್ (ಮತ್ತು ನಂತರದ ಪ್ಯಾರಾಗಳು) ಬರೆಯುವ ನಿಮ್ಮ ಕಾರಣವನ್ನು ವಿಸ್ತರಿಸಬೇಕು. ಅಂತಿಮ ಪ್ಯಾರಾಗ್ರಾಫ್ ಬರೆಯುವ ನಿಮ್ಮ ಕಾರಣವನ್ನು ಪುನರಾವರ್ತಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು, ಅನ್ವಯಿಸಿದಲ್ಲಿ, ನಿಮ್ಮ ಕಾರ್ಯದ ಯೋಜನೆಯನ್ನು ರಾಜ್ಯವು (ಅಥವಾ ಓದುಗರಿಂದ ಕೆಲವು ರೀತಿಯ ಕ್ರಮ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲು ವಿನಂತಿಸಿ).

ಮುಚ್ಚುವುದು
ನೀವು ವ್ಯಾಪಾರದ ಪತ್ರ ಅಥವಾ ಇಮೇಲ್ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಬರೆಯುವಾಗ ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರವನ್ನು ವೃತ್ತಿಪರ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಮುಚ್ಚುವುದಕ್ಕೆ ಮುಖ್ಯವಾದದ್ದು, ಆದ್ದರಿಂದ ನೀವು ಪತ್ರದಲ್ಲಿದ್ದೀರಿ, ಅದು ಸಂಪೂರ್ಣವಾದದ್ದು, ಚೆನ್ನಾಗಿ ಬರೆದ ಮತ್ತು ವೃತ್ತಿಪರವಾಗಿದೆ.

ಸಹಿ
ನೀವು ಕಾಗದ ಪತ್ರವೊಂದನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವಾಗ, ಪತ್ರವನ್ನು ನಿಮ್ಮ ಸಹಿ, ಕೈಬರಹದೊಂದಿಗೆ ಮುದ್ರಿಸಿ, ನಂತರ ನಿಮ್ಮ ಟೈಪ್ ಮಾಡಿದ ಹೆಸರು. ಇದು ಇಮೇಲ್ ಆಗಿದ್ದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಟೈಪ್ ಮಾಡಿದ ಹೆಸರನ್ನು ಸೇರಿಸಿ.

ಅಂತಿಮವಾಗಿ, ಕಾಗುಣಿತ ಪರೀಕ್ಷೆಗೆ ಮರೆಯಬೇಡಿ ಮತ್ತು ನೀವು ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರವನ್ನು ರುಜುವಾತುಪಡಿಸಬೇಡಿ.

ಮತ್ತೆ, ನಿಮಗಾಗಿ ಅದನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಲು ಕುಟುಂಬದ ಸದಸ್ಯ, ಸ್ನೇಹಿತ ಅಥವಾ ಸಹೋದ್ಯೋಗಿಯನ್ನು ಕೇಳಿ. ನಮ್ಮ ಇನ್ನೊಂದು ತಪ್ಪುಗಳನ್ನು ಹಿಡಿಯಲು ಕಷ್ಟಕರವಾದ ಕಾರಣ ಕಣ್ಣುಗಳು ಮತ್ತೊಂದು ಜೋಡಿಯು ನೋಡಲು ಒಳ್ಳೆಯದು.

ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರ ಸ್ವರೂಪ
ನಿಮ್ಮ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಏನು ಸೇರಿಸಬೇಕೆಂಬುದರ ಮಾಹಿತಿಯೊಂದಿಗೆ ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟ್ ಮಾಡಲಾದ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ.

ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರ ಉದಾಹರಣೆಗಳು
ಪತ್ರ ಮತ್ತು ಇಮೇಲ್ ಸಂದೇಶ ಮಾದರಿಗಳು ಮತ್ತು ಟೆಂಪ್ಲೆಟ್ಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಂತೆ ವಿವಿಧ ವ್ಯಾಪಾರ, ವೃತ್ತಿಪರ ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗಿ-ಸಂಬಂಧಿ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರ ಉದಾಹರಣೆಗಳು.