ಕಚೇರಿ ಸಹಾಯಕ ಕೌಶಲ್ಯಗಳ ಪಟ್ಟಿ ಮತ್ತು ಹೊಣೆಗಾರಿಕೆಗಳು

by ಅಲಿಸನ್ ಡಾಯ್ಲ್

ವೃತ್ತಿ, ಕವರ್ ಲೆಟರ್ಸ್, ಮತ್ತು ಸಂದರ್ಶನಗಳಿಗಾಗಿ ಆಫೀಸ್ ಸಹಾಯಕ ಸ್ಕಿಲ್ಸ್ ಪಟ್ಟಿ

ಕಚೇರಿ ಸಹಾಯಕರು ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಗಳು ಅಥವಾ ಆಡಳಿತಾತ್ಮಕ ಸಹಾಯಕರು ಎಂದು ಕರೆಯುತ್ತಾರೆ, ಆದರೆ ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸದ ಕಾರ್ಯದಲ್ಲಿ ಅವರು ಏನು ಮಾಡುತ್ತಾರೆ. ಆಫೀಸ್ ಕಾನೂನು ಸಂಸ್ಥೆ, ವೈದ್ಯಕೀಯ ಅಭ್ಯಾಸ, ಶೈಕ್ಷಣಿಕ ಸಂಸ್ಥೆ, ಅಥವಾ ನಿಗಮಕ್ಕೆ ಸೇರಿದಿದ್ದರೆ, ಅಗತ್ಯತೆಗಳು ಒಂದೇ ರೀತಿ ಇರುತ್ತದೆ; ಯಾರಾದರೂ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ದಾಖಲಿಸಬೇಕು, ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಕಚೇರಿಯನ್ನು ಬಳಸುವ ಜನರ ಪರವಾಗಿ ದಿನನಿತ್ಯದ ಸಂವಹನವನ್ನು ಕಾಳಜಿ ವಹಿಸಬೇಕು.

ಯಾರಾದರೂ ನೀವು ಆಗಿರಬಹುದು.

ಕಚೇರಿ ಸಹಾಯಕ ಜಾಬ್ ಹೊಣೆಗಾರಿಕೆಗಳು

ಕಚೇರಿ ಸಹಾಯಕ ಸ್ಥಾನಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಪರಸ್ಪರ ಹೋಲುತ್ತವೆಯಾದರೂ, ಕೆಲಸವು ಇನ್ನೂ ಬದಲಾಗುತ್ತಿರುತ್ತದೆ - ಇದು ಕಚೇರಿಯಿಂದ ಕಚೇರಿಗೆ ಬದಲಾಗಿ ದಿನದಿಂದ ದಿನಕ್ಕೆ ಬದಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇಂದು ನೀವು ಸ್ವಾಗತಕಾರರಾಗಿ ವರ್ತಿಸಬಹುದು, ನಾಳೆ ಮುದ್ರಕವನ್ನು ದುರಸ್ತಿ ಮಾಡುವ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ, ಮತ್ತು ಅದರ ನಂತರದ ದಿನ, ನೀವು ಇಡೀ ಫೈಲಿಂಗ್ ಕ್ಯಾಬಿನೆಟ್ ಅನ್ನು ಇಪ್ಪತ್ತೊಂದನೇ ಶತಮಾನದೊಳಗೆ ತರಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಯಶಸ್ವಿಯಾಗಲು ನಿಮಗೆ ಬಹಳ ವಿಶಾಲವಾದ ಕೌಶಲ್ಯ ಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.

ವ್ಯವಹಾರದ ಪ್ರಪಂಚದ ಮಹತ್ವಪೂರ್ಣ ನಾಯಕರಲ್ಲಿ ಕಚೇರಿ ಸಹಾಯಕರು ಸೇರಿದ್ದಾರೆ, ಏಕೆಂದರೆ ನೀವು ನಿಮ್ಮ ಕೆಲಸವನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ಮಾಡಿದಾಗ, ಯಾರೂ ಗಮನಿಸುವುದಿಲ್ಲ. ಆಫೀಸ್ ಸ್ವತಃ ರನ್ ಆಗುತ್ತಿದೆ. ಆದರೆ ಕೆಲವರು ವೇಗವಾದ ಮತ್ತು ಹೊಂದಿಕೊಳ್ಳುವ ಕೆಲಸವನ್ನು ಆನಂದಿಸುತ್ತಾರೆ, ಎಲ್ಲದರ ಹೃದಯದ ಭಾವನೆ. ಮತ್ತು ಉತ್ತಮ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ ಇನ್ನೂ ಯಾವುದೇ ರೀತಿಯ ಸಂಘಟನೆಯಲ್ಲಿ, ಎಲ್ಲಿಬೇಕಾದರೂ ಕೆಲಸವನ್ನು ಹುಡುಕಬಹುದು.

ಸ್ಕಿಲ್ಸ್ ಪಟ್ಟಿಗಳನ್ನು ಹೇಗೆ ಬಳಸುವುದು

ನಿಮ್ಮ ಉದ್ಯೋಗ ಹುಡುಕಾಟ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯ ಉದ್ದಕ್ಕೂ ಈ ಕೌಶಲಗಳನ್ನು ನೀವು ಬಳಸಬಹುದು.

ಮೊದಲಿಗೆ, ಈ ಕೌಶಲ್ಯಗಳ ಹೆಸರುಗಳು ಕೀವರ್ಡ್ಗಳಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತವೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ನಿಮ್ಮ ಮುಂದುವರಿಕೆ ಬರೆಯುವಾಗ ನೀವು ಎಷ್ಟು ಸಾಧ್ಯವೋ ಅಷ್ಟು ಬಳಸಿ. ಮೇಲ್ವಿಚಾರಕರನ್ನು ನೇಮಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಅವರು ನಿಮಗೆ ಬೇಕಾದುದನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದಾರೆ ಎಂದು ತಿಳಿಸಲು ಅವಲಂಬಿಸಿರಬಾರದು, ನೇರವಾಗಿ ತಿಳಿಸಿ.

ಎರಡನೆಯದಾಗಿ, ನಿಮ್ಮ ಕವರ್ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ನೀವು ಇದೇ ಕೀವರ್ಡ್ಗಳನ್ನು ಬಳಸಬಹುದು. ನಿಮ್ಮ ಭವಿಷ್ಯದ ಉದ್ಯೋಗದಾತನು ಹೆಚ್ಚಿನದನ್ನು ಕಾಳಜಿವಹಿಸುವಂತಹ ವಿಷಯಗಳ ಮೇಲೆ ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿ ಗಮನಿಸಿ.

ನಿಮ್ಮ ಸಂಶೋಧನೆಯನ್ನು ನೀವು ಮಾಡಬೇಕಾಗಿದೆ, ಏಕೆಂದರೆ ಕಚೇರಿ ಸಹಾಯಕ ಉದ್ಯೋಗಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಒಂದೇ ರೀತಿಯಾಗಿರುತ್ತವೆ, ಮೇಲ್ವಿಚಾರಕರನ್ನು ನೇಮಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದು ಅವರ ಆದ್ಯತೆಗಳಲ್ಲಿ ವ್ಯತ್ಯಾಸಗೊಳ್ಳುತ್ತದೆ. ಉದ್ಯೋಗ ವಿವರಣೆ ಬಹುಶಃ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಕೌಶಲ್ಯಗಳ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ. ಅದಕ್ಕೆ ಗಮನ ಕೊಡಿ.

ಅಂತಿಮವಾಗಿ, ನಿಮ್ಮ ಸಂದರ್ಶನವನ್ನು ಯೋಜಿಸಲು ನೀವು ಈ ಚರ್ಚೆಯನ್ನು ಬಳಸಬಹುದು. ಇಲ್ಲಿ ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಲಾದ ಅತ್ಯುತ್ತಮ 6 ಕೌಶಲ್ಯಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಯೊಂದನ್ನು ನೀವು ಪ್ರದರ್ಶಿಸಿದ ಸಮಯಕ್ಕೆ ನೀವು ಕನಿಷ್ಟ ಒಂದು ಉದಾಹರಣೆಯಾಗಿ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿದ್ದೀರಿ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.

ಇದು ಉದ್ಯೋಗ ಮತ್ತು ಕೌಶಲಗಳ ಪ್ರಕಾರ ಪಟ್ಟಿಮಾಡಿದ ಕೌಶಲ್ಯಗಳ ಪಟ್ಟಿಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ.

ಟಾಪ್ ಸಿಕ್ಸ್ ಆಫೀಸ್ ಅಸಿಸ್ಟೆಂಟ್ ಸ್ಕಿಲ್ಸ್

ಕಛೇರಿಯ ಸಹಾಯಕರಿಗೆ ಅಗ್ರ ಆರು ಪ್ರಮುಖ ಕೌಶಲ್ಯಗಳ ಪಟ್ಟಿ, ಹಾಗೆಯೇ ಕೌಶಲ್ಯದ ಮಾಲೀಕರ ಮುಂದೆ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ನೀವು ಹೊಂದಲು ನಿರೀಕ್ಷಿಸಬಹುದು.

ಮೌಖಿಕ ಸಂವಹನ ಕೌಶಲ್ಯಗಳು: ಕಮ್ಯುನಿಕೇಷನ್ ಕಛೇರಿ ಸಹಾಯಕಕ್ಕಾಗಿ ವಿಮರ್ಶಾತ್ಮಕ ಮೃದು ಕೌಶಲವಾಗಿದೆ . ನಿಮ್ಮ ಮೇಲ್ವಿಚಾರಕ, ಸಹ ಕಛೇರಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿ, ನೀವು ಸಹಾಯ ಮಾಡುವ ವೃತ್ತಿಪರರು, ಮತ್ತು ಪ್ರಾಯಶಃ ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಅಥವಾ ಅದೇ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಇತರ ಕಚೇರಿಗಳಲ್ಲಿರುವ ಜನರೊಂದಿಗೆ ನೀವು ಸಂವಹನ ನಡೆಸಬೇಕು. ನೀವು ಎಲ್ಲಾ ತಂಡವಾಗಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದೀರಿ, ಮತ್ತು ನೀವು ಅದರ ಮುಖ್ಯ ಸಂವಹನ ಕೇಂದ್ರವಾಗಿದೆ. ನೀವು ಹರ್ಷಚಿತ್ತದಿಂದ, ಸಹಾಯಕವಾಗಿದೆಯೆ, ಸುಸಂಘಟಿತರಾಗಿ, ಕೀರ್ತನೆ ಮಾಡುವವರಾಗಿ ಮತ್ತು ಉತ್ತಮವಾದ ಕೇಳುಗನಾಗಿ ಪ್ರತಿದಿನವೂ ಇರಬೇಕು.
ಬರೆಯಲ್ಪಟ್ಟ ಸಂವಹನ ಕೌಶಲ್ಯಗಳು: ಹೆಚ್ಚಿನ ಕಚೇರಿ ಸಹಾಯಕರು ಬಹಳಷ್ಟು ಬರೆಯುತ್ತಾರೆ. ಅವರು ಮೆಮೊಗಳನ್ನು ಬರೆಯಬಹುದು, ಫಾರ್ಮ್ಗಳನ್ನು ತುಂಬಬಹುದು, ಅಥವಾ ಕರಡು ಪತ್ರಗಳು ಅಥವಾ ಇಮೇಲ್ಗಳು. ಕೆಲವರು ಕಂಪನಿ ವೆಬ್ಸೈಟ್ಗೆ ವಿಷಯವನ್ನು ರಚಿಸಿ ಅಥವಾ ಇತರರಿಗೆ ಪಠ್ಯವನ್ನು ಸಂಪಾದಿಸಿ. ತೆರವುಗೊಳಿಸಿ, ವೃತ್ತಿಪರ ಲಿಖಿತ ಸಂವಹನವು ಅತ್ಯಗತ್ಯವಾಗಿರುತ್ತದೆ.

ಸೌಹಾರ್ದತೆ: ಕಛೇರಿಗೆ ಸೇರುವ ಮೊದಲು ಕ್ಲೈಂಟ್ ನೋಡುತ್ತಿರುವ ಮೊದಲ ವ್ಯಕ್ತಿಯಾಗಿ ಕಛೇರಿ ಸಹಾಯಕ ಇರಬಹುದು. ಆಫೀಸ್ನ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ನಿವಾಸಿಗಳು ಈ ಕ್ಷಣದಲ್ಲಿಯೇ ಹೊರಟು ಹೋದರೆ, ಸಂದರ್ಶಕನು ಭೇಟಿ ನೀಡುವ ಏಕೈಕ ವ್ಯಕ್ತಿ ಕಚೇರಿ ಕಛೇರಿ ಇರಬಹುದು. ನೀವು ಪ್ರತಿ ಸಂದರ್ಶಕರಿಗೆ ಸ್ಮೈಲ್ ಮತ್ತು ಒಂದು ರೀತಿಯ ಶಬ್ದದೊಂದಿಗೆ ಸ್ವಾಗತಿಸಲು ಮತ್ತು ನೀವು ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ಬೇಕಾದಷ್ಟು ಸಹಾಯ ಮಾಡಲು ನೀವು ಸಿದ್ಧರಾಗಿರಬೇಕು. ಆದ್ದರಿಂದ, ಒಳ್ಳೆಯ ಪರಸ್ಪರ ವ್ಯಕ್ತಿತ್ವ ಕೌಶಲ್ಯಗಳು ಅವಶ್ಯಕ.
ತಂತ್ರಜ್ಞಾನ ಕೌಶಲಗಳು: ಹಳೆಯ ದಿನಗಳಲ್ಲಿ, ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಗಳು ಬಹಳಷ್ಟು ಟೈಪ್ ಮಾಡಿದರು. ಟೈಮ್ಸ್ ಬದಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ತಂತ್ರಜ್ಞಾನವನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ, ಆದರೆ ಕಚೇರಿ ಸಹಾಯಕರು ಇನ್ನೂ ಕೀಬೋರ್ಡ್ ಮುಂದೆ ಸಾಕಷ್ಟು ಸಮಯ ಕಳೆಯಲು ನಿರೀಕ್ಷಿಸಬಹುದು. ಟೈಪ್ ರೈಟರ್ ಬದಲಿಗೆ, ನೀವು ವಿವಿಧ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ಗಳ ಸುತ್ತಲೂ ನಿಮ್ಮ ಮಾರ್ಗವನ್ನು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಕೆಲವು ಬೆಳಕಿನ ಟೆಕ್ ಬೆಂಬಲವನ್ನು ಹೇಗೆ ಮಾಡಬೇಕೆಂಬುದನ್ನು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳುವುದು ಮತ್ತು ಅಪ್ರಜ್ಞಾಪೂರ್ವಕ ಪ್ರಿಂಟರ್ ಅನ್ನು ಹೇಗೆ ಸರಿಪಡಿಸುವುದು, ಯಾವುದೂ ತೊಂದರೆ ಮಾಡುವುದಿಲ್ಲ.

ಸಂಸ್ಥೆ: ಕಚೇರಿ ಸಹಾಯಕರು ತಮ್ಮ ಹಲವು ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ಕಣ್ಕಟ್ಟು ಮಾಡಲು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿ ಸಂಘಟಿಸಲ್ಪಡಬೇಕು . ಕಛೇರಿ ಕ್ರಮಬದ್ಧವಾಗಿ ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಕ್ಯಾಲೆಂಡರ್ಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸದಂತೆ ನೀವು ಇತರ ಜನರನ್ನು ಸಂಘಟಿಸಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.
ಸಮಸ್ಯೆ ಪರಿಹರಿಸುವ ನೈಪುಣ್ಯಗಳು: ಸಮಸ್ಯೆ ಪರಿಹರಿಸುವಿಕೆ , ಅಥವಾ ನಿರ್ಣಾಯಕ ಚಿಂತನೆಯ ಕೌಶಲ್ಯಗಳು , ಯಾವುದೇ ಕಚೇರಿ ಸಹಾಯಕರಿಗೆ ಮುಖ್ಯವಾದುದು, ಏಕೆಂದರೆ ನೀವು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಇತರರು ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು ಅಥವಾ ಸಮಸ್ಯೆಗಳಿಗೆ ಬರುತ್ತಾರೆ.