ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ತಮ್ಮ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಕಡತವನ್ನು ವೀಕ್ಷಿಸುವುದಕ್ಕೆ ಹೇಗೆ ಪ್ರವೇಶ ಪಡೆಯಬಹುದು?
ನೌಕರರು ಈ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ತಿಳಿದಿರುವ ಕಾರಣ, ಅವರು ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುವದನ್ನು ನೋಡಲು ಕಾಲಕಾಲಕ್ಕೆ ಅವುಗಳನ್ನು ವೀಕ್ಷಿಸಲು ಬಯಸುತ್ತಾರೆ.
ಉದ್ಯೋಗಿ (ಮತ್ತು ಮಾಜಿ ಉದ್ಯೋಗಿ ಪ್ರವೇಶ) ಹೇಗೆ ಒದಗಿಸುವುದು ಎಂಬುದನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸುವಾಗ ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಅನ್ವಯವಾಗುವ ಯಾವುದೇ ಕಾನೂನುಗಳನ್ನು ನೆನಪಿನಲ್ಲಿರಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.
ಅನೇಕ ರಾಜ್ಯಗಳು ಕಂಪೆನಿಯು ಪ್ರಸ್ತುತ ಮತ್ತು ಮಾಜಿ ನೌಕರರಿಗೆ ಫೈಲ್ನ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಭಾಗಗಳನ್ನು ಲಭ್ಯವಾಗುವಂತೆ ಮಾಡುವ ಕಾನೂನುಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿವೆ. ನಿಮ್ಮ ನೀತಿ ಎಲ್ಲಾ ಕಾನೂನುಗಳಿಗೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿರುವುದನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ನಿಮ್ಮ ಉದ್ಯೋಗ ವಕೀಲರೊಂದಿಗೆ ಪರಿಶೀಲಿಸಿ .
ಉದಾಹರಣೆಗೆ ಫೆಡರಲ್ ಕಾನೂನು, ಅಸಾಮರ್ಥ್ಯಗಳ ಕಾಯ್ದೆ ಹೊಂದಿರುವ ಅಮೆರಿಕನ್ನರಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಿಬ್ಬಂದಿ ದಾಖಲೆಗಳಿಂದ ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ ಇಡಬೇಕು. ನಿಮ್ಮ ಕಂಪೆನಿ ಎಚ್ಐಪಿಎಎಗೆ ಒಳಪಟ್ಟರೆ, ನಿಮ್ಮ ವೈದ್ಯಕೀಯ ದಾಖಲೆ ಕೀಪಿಂಗ್ ಸಹ ಅಂಗೀಕಾರದಲ್ಲಿದೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.
ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ತಮ್ಮ ಫೈಲ್ನಲ್ಲಿ ನೀವು ನೋಡುವಂತೆ ಮಾಡುವಲ್ಲಿ ನೀವು ಹೆಚ್ಚಿನ ಮಟ್ಟದ ಕೆಲಸವನ್ನು ಹೊಂದಿರಬಹುದು. ಆದರೆ, ಒಂದು ನೌಕರನಿಗೆ ಕೆಲವು ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಪ್ರವೇಶಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುವುದಿಲ್ಲ ಎಂದು ನೀವು ಪರಿಶೀಲಿಸಿದರೂ ಸಹ, ಚೆಕ್ಗಳನ್ನು ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿ, ಆ ಮಾಹಿತಿಯು ಪತ್ತೆಹಚ್ಚಬಹುದಾದ ಮೊಕದ್ದಮೆಗೆ ಒಳಪಡುತ್ತದೆ.
ಆದ್ದರಿಂದ, ನಿಮ್ಮ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗಳನ್ನು ನಿಖರವಾಗಿ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ರೆಕಾರ್ಡ್ ಮಾಡಲು ಮತ್ತು ಎಲ್ಲ ಸಮಯದಲ್ಲೂ ಕಾನೂನು ಅನುಸರಿಸಿ. ಉದ್ಯೋಗದಾತರ ದಾಖಲೆಗಳು ಒಳಗೆ ಹಾಸ್ಯ ಅಥವಾ snide ಕಾಮೆಂಟ್ಗಳಿಗಾಗಿ ಸ್ಥಳವಲ್ಲ.
ಇವುಗಳು ನ್ಯಾಯಾಲಯದಲ್ಲಿ ಚೆನ್ನಾಗಿ ಹೋಗುವುದಿಲ್ಲ.
ಸಾಮಾನ್ಯ ನಿಯಮದಂತೆ, ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ಒಂದು ಕಾವಲುಗಾರನನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನಗಳು ಅನುಸರಿಸುತ್ತವೆ ಮತ್ತು ಸ್ಥಿರವಾಗಿರುತ್ತವೆ. ಜನರು ತಮ್ಮ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ತಮ್ಮ ಮೇಜುಗಳಿಗೆ ಹಿಂತಿರುಗಿಸಲು ಅವಕಾಶ ಮಾಡಿಕೊಡುವ ಒಂದು HR ಮ್ಯಾನೇಜರ್ ಅನ್ನು ನೀವು ಬಯಸುವುದಿಲ್ಲ, ಆದರೆ ಮತ್ತೊಬ್ಬರು ಪ್ರವೇಶವನ್ನು ನಿರಾಕರಿಸುತ್ತಾರೆ.
ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರೂ ಏಕೈಕ ಮೂಲದ ಮೂಲಕ ಹೋಗಲು ಅವಶ್ಯಕವಾಗಿದ್ದು, ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಸ್ಥಿರವಾಗಿ ಮತ್ತು ಕಾನೂನುಬದ್ಧವಾಗಿರಿಸಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ.
ದಾಖಲೆಗಳು ಮತ್ತು ದಾಖಲೆ ಧಾರಣ ಮತ್ತು ಪ್ರವೇಶದ ಬಗ್ಗೆ ಕಾನೂನುಗಳು ಟ್ರಿಕಿ. ನೀವು ನವೀಕೃತವಾಗಿರಿ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.
ಕೆಳಗಿನ ನೀತಿಯು ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಉತ್ತಮ ಆರಂಭವಾಗಿದೆ , ಆದರೆ ನಿಮ್ಮ ರಾಜ್ಯ ಮತ್ತು ಸ್ಥಳೀಯ ಕಾನೂನುಗಳು ಬದಲಾಗಬಹುದು ಎಂಬುದನ್ನು ನೆನಪಿನಲ್ಲಿಡಿ.
ಸ್ಯಾಂಪಲ್ ಎಂಪ್ಲಾಯೀ ರೆಕಾರ್ಡ್ಸ್ ಪ್ರವೇಶ ನೀತಿ
ಎಲ್ಲಾ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು, ಮಾಜಿ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಪ್ರತಿನಿಧಿಗಳು ತಮ್ಮ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಕಡತದ ಕೆಲವು ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಮುನ್ಸೂಚನೆ ನೀಡಬಹುದು. ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್, ಪ್ರಚಾರ , ಶಿಸ್ತಿನ ಕ್ರಮ ಮತ್ತು ವರ್ಗಾವಣೆ ಮುಂತಾದ ಬಾಡಿಗೆಗೆ ನೌಕರರ ವಿದ್ಯಾರ್ಹತೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನೋಡಬಹುದಾಗಿದೆ . ಹೆಚ್ಚುವರಿಯಾಗಿ, ಉದ್ಯೋಗಿ ನೀತಿ ಸೈನ್ ಆಫ್ ಫಾರ್ಮ್ಗಳನ್ನು ಮತ್ತು ತರಬೇತಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಬಹುದು.
ಉಲ್ಲೇಖಗಳು ಅಥವಾ ಉಲ್ಲೇಖದ ಚೆಕ್, ನಿರ್ವಹಣೆ, ವೈದ್ಯಕೀಯ ದಾಖಲೆಗಳು, ನ್ಯಾಯಾಂಗ ಮುಂದುವರಿಕೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳು, ಇನ್ನೊಬ್ಬ ಉದ್ಯೋಗಿ ಗೋಪ್ಯತೆಯನ್ನು ಉಲ್ಲಂಘಿಸುವ ಯಾವುದೇ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್, ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗಿ ಯೋಜನೆಯಲ್ಲಿ ಬಳಸಲಾದ ದಾಖಲೆಗಳ ದಾಖಲಾತಿಗಳು ಸೇರಿದಂತೆ ಉದ್ಯೋಗಿ ಪರಿಶೀಲಿಸದಿರುವ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳು.
ವಿಧಾನ
ತಮ್ಮ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಕಡತದ ಅನುಮತಿಸಬಹುದಾದ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಲು ಬಯಸುವ ನೌಕರನು ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳನ್ನು 24 ಗಂಟೆಗಳ ಸೂಚನೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಸಂಪರ್ಕಿಸಿ (ವಾರಾಂತ್ಯದಲ್ಲಿ ಹೊರಗಿಡಬೇಕು). ಮಾಜಿ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ಅಥವಾ ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ತಿಳಿದಿಲ್ಲದ ಜನರು, ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಕಡತವನ್ನು ಪ್ರವೇಶಿಸಲು ಗುರುತಿನ ಮತ್ತು / ಅಥವಾ ಅನುಮತಿ ಪುರಾವೆಗಳನ್ನು ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸಬೇಕು.
ನೌಕರರು ತಮ್ಮ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಉಪಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು.
ನೌಕರರು ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಕಡತದ ಯಾವುದೇ ಭಾಗವನ್ನು ಕಛೇರಿಯಿಂದ ತೆಗೆದುಹಾಕುವುದಿಲ್ಲ.
ಉದ್ಯೋಗಿ ಕಡತದ ಫೋಟೊಕಾಪಿಯನ್ನು ಅಥವಾ ಫೈಲ್ನ ಭಾಗಗಳನ್ನು ಕೋರಬಹುದು. ಕಾರಣದಿಂದಾಗಿ, ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಪೋಟೋಕಾಪಿಯನ್ನು ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ವ್ಯಾಪಕ ನಕಲು ಮಾಡಲು, ನೌಕರನು ಪೋಟೋಕಾಪಿಯರಿಗೆ ಪಾವತಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.
ನೌಕರನು ಅವನ ಅಥವಾ ಅವಳ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ನಲ್ಲಿನ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗೆ ಅತೃಪ್ತಗೊಂಡಿದ್ದರೆ, ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ಸಿಬ್ಬಂದಿಯ ಉಪಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ, ಉದ್ಯೋಗಿ ವಿವರಣೆಯನ್ನು ಅಥವಾ ಸ್ಪಷ್ಟೀಕರಣವನ್ನು ಬರೆಯಬಹುದು ಮತ್ತು ವಿವಾದಿತ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗೆ ಲಗತ್ತಿಸಬಹುದು. ಯಾವುದೇ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಎಚ್ಆರ್ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಅಥವಾ ಉದ್ಯೋಗಿ ನಿಜವಾದ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸುವರು.
ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ನಿಂದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ತೆಗೆದುಹಾಕಲು ನೌಕರನು ಕೇಳಬಹುದು. ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಒಪ್ಪಿಕೊಂಡರೆ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ತೆಗೆದುಹಾಕಬಹುದು.
ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ನಿರಾಕರಿಸಿದರೆ, ಕಂಪನಿ ಓಪನ್ ಡೋರ್ ನೀತಿಯಲ್ಲಿ ಸೂಚಿಸಲಾದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ವಿಷಯವನ್ನು ಮನವಿ ಮಾಡಬಹುದು.