ಎಷ್ಟು ಹೊತ್ತು ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು?

ಮುಖ್ಯಸ್ಥರು: ಫೆಡರಲ್ ಕಾನೂನುಗಳು ಮತ್ತು ರಾಜ್ಯ ಕಾನೂನುಗಳು ಭಿನ್ನವಾಗಿರುತ್ತವೆ

ಹ್ಯೂಮನ್ ರಿಸೋರ್ಸಸ್ನ ಬಗ್ಗೆ ದೊಡ್ಡ ವಿಷಯವೆಂದರೆ ನಮಗೆ ಹಲವಾರು ಕಾಗದ ಪತ್ರಗಳಿವೆ. ಟನ್ಗಳು ಮತ್ತು ಟನ್ಗಳು ಮತ್ತು ಟನ್ಗಳು. ನಿಜಕ್ಕೂ, ಇದು ಬಹಳಷ್ಟು ದಿನಗಳಲ್ಲಿ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಆಗಿದೆ, ಆದರೆ ತತ್ವ ಇನ್ನೂ ಉಳಿದಿದೆ. ಎಚ್ಆರ್ ರೆಕಾರ್ಡ್ ಮಾಡುವಿಕೆಯನ್ನು ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಮತ್ತು, ನಾವು ಆ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು, ಆದರೆ ಎಷ್ಟು ಕಾಲ?

HR ರೆಕಾರ್ಡ್ ಕೀಪಿಂಗ್ಗೆ ಮೂಲ ಮಾರ್ಗಸೂಚಿಗಳನ್ನು ಇಲ್ಲಿ ನೀಡಲಾಗಿದೆ. ಆದರೂ, ರಾಜ್ಯ ಕಾನೂನುಗಳು ಈ ಮಾರ್ಗಸೂಚಿಗಳಿಂದ ಬದಲಾಗಬಹುದು ಎಂಬುದನ್ನು ನೆನಪಿಡಿ. ರಾಜ್ಯ ಕಾನೂನುಗಳು ಮತ್ತು ಫೆಡರಲ್ ಕಾನೂನುಗಳು ಸಂಘರ್ಷದಲ್ಲಿದ್ದರೆ, ಯಾವಾಗಲೂ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಯಾವುದೇ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.

ದೀರ್ಘಾವಧಿಗಳಿಗಿಂತಲೂ ಹೆಚ್ಚು ಕಾಲ ಏನನ್ನಾದರೂ ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದು ಉತ್ತಮ.

ನೇಮಕಾತಿ ರೆಕಾರ್ಡ್ಸ್: 1 ವರ್ಷ

ಉದ್ಯೋಗ ಅರ್ಜಿಯನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವ ನಿರ್ಧಾರವನ್ನು ಮಾಡಿದ ನಂತರ ಒಂದು ವರ್ಷಕ್ಕೆ ನಿಮ್ಮ ಅರ್ಜಿದಾರ ಟ್ರ್ಯಾಕಿಂಗ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಮೂಲಕ ನೀವು ಆ ಅರ್ಜಿದಾರರು, ಸಂದರ್ಶನ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳು, ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ಗಳು ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗ ಪೋಸ್ಟಿಂಗ್ಗಳನ್ನು ಉಳಿಸಲು ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಹುಡುಕಾಟಗಳ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಉಳಿಸಬೇಕಾಗಿದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ, ನೀವು ಅರ್ಜಿದಾರರನ್ನು ಸಂದರ್ಶಿಸಿದರೆ, ಮತ್ತು ಇಡೀ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯು ಮೂರು ತಿಂಗಳವರೆಗೆ ಎಳೆಯುತ್ತದೆ, ಅಂತಿಮ ಗೈರುಹಾಜರಿಯ ನಿರ್ಧಾರವು ತನಕ ಗಡಿಯಾರವು ಮಚ್ಚೆಗಳನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುವವರೆಗೆ ಮಾಡಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ.

ನೀವು ಇದನ್ನು ಏಕೆ ಮಾಡಬೇಕು? ನಿಮ್ಮ ನೇಮಕಾತಿ ನಿರ್ಧಾರವನ್ನು ಯಾರಾದರೂ ಎಂದಿಗೂ ಪ್ರಶ್ನಿಸಿದರೆ, ನೀವು ಯಾವುದೇ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ , ಆಕಾರ ಅಥವಾ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಅಕ್ರಮವಾಗಿ ತಾರತಮ್ಯವನ್ನು ತೋರಿಸುತ್ತಿಲ್ಲ ಎಂದು ನೀವು ತೋರಿಸಬೇಕು. ಅಮೆರಿಕನ್ನರು ವಿಕಲಾಂಗತೆಗಳು ಕಾಯಿದೆ , ಶೀರ್ಷಿಕೆ VII ಮತ್ತು ಇತರ ಅನೇಕರು ಕಾನೂನುಗಳು ಅನುಸರಣೆಗೆ ಒಳಗಾಗುವಂತೆ ನೀವು ಪ್ರದರ್ಶಿಸಬೇಕು. ಈ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವುದು ಇದನ್ನು ಮಾಡಲು ನಿಮಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ.

ಡ್ರಗ್ ಟೆಸ್ಟ್ ರೆಕಾರ್ಡ್ಸ್: ಸಾರಿಗೆ ಕೆಲಸಕ್ಕಾಗಿ 1 ವರ್ಷ ಅಥವಾ 5 ವರ್ಷಗಳು

ನೀವು ಪೂರ್ವ-ಉದ್ಯೋಗಕ್ಕಾಗಿ ಔಷಧ ಪರೀಕ್ಷೆ ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ , ಇದು ನೇಮಕ ದಾಖಲೆಯ ಭಾಗವಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ನೀವು ಒಂದು ವರ್ಷದ ಫಲಿತಾಂಶಗಳನ್ನು ನಕಲಿಸಬೇಕು.

ನೀವು ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಔಷಧಿ ಪರೀಕ್ಷೆ ಮಾಡಿದರೆ, ಕೆಲಸದ ಘಟನೆ ಅಥವಾ ಯಾದೃಚ್ಛಿಕ ಪರಿಶೀಲನೆಯ ಭಾಗವಾಗಿರುವುದರಿಂದ, ನೀವು ಸಹ ಒಂದು ವರ್ಷದವರೆಗೆ ಈ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಬೇಕಾಗಿದೆ. ಹೇಗಾದರೂ, ನೀವು ಸಾರಿಗೆ ನಿಯಮಗಳ ಇಲಾಖೆಗೆ ಒಳಪಟ್ಟರೆ, ಔಷಧ ಪರೀಕ್ಷಾ ದಾಖಲೆಗಳಿಗಾಗಿ ಕನಿಷ್ಟ ಸಮಯ ಚೌಕಟ್ಟು ಐದು ವರ್ಷಗಳು.

ವೇತನದಾರರ ಪಟ್ಟಿ / ಟಿಮ್ ಕಾರ್ಡ್ಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ: 3 ವರ್ಷಗಳು ಕನಿಷ್ಠ, ಮುಕ್ತಾಯದ ನಂತರ 5 ವರ್ಷಗಳು

ಕಾನೂನಿನ ಪ್ರಕಾರ ಈ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನೀವು ಮೂರು ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಕಾಪಾಡುವುದು ಅಗತ್ಯವಾಗಿರುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ಇತ್ತೀಚಿನ ಮೊಕದ್ದಮೆಗಳು ಅವುಗಳನ್ನು ದೀರ್ಘಕಾಲ ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ನಿಮಗೆ ಚುರುಕಾದವೆಂದು ಅರ್ಥ.

ಪ್ರತಿ ಉದ್ಯೋಗಿಗೆ ಎಷ್ಟು ಹಣವನ್ನು ಪಾವತಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂಬುದರ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ನೀವು ನಿರ್ವಹಿಸಲು ಬಯಸುತ್ತೀರಿ, ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಕಂಪೆನಿಯ ಪೂರ್ಣ ಸಮಯಕ್ಕಾಗಿ ಅವರು ಎಷ್ಟು ಗಂಟೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಾರೆ. ಉದ್ಯೋಗಿ ಎಲೆಗಳ ನಂತರ ಕನಿಷ್ಠ ಐದು ವರ್ಷಗಳ ಕಾಲ ನಿಮ್ಮ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಲೆಕ್ಕಿಸದೆಯೇ ಲೆಕ್ಕ ಹಾಕಿ.

ವಿನಾಯಿತಿ ಪಡೆದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ, ಸಮಯದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಕಾಪಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ, ಏಕೆಂದರೆ ಅವರ ವೇತನವು ಕೆಲಸದ ಗಂಟೆಗಳ ಲೆಕ್ಕಕ್ಕೆ ಹೋಲಿಸಿದರೆ ಒಂದೇ ಆಗಿರುತ್ತದೆ. ಹೇಗಾದರೂ, ನೀವು ಎಂದಾದರೂ ವಿನಾಯಿತಿ ಇಲ್ಲದಿದ್ದಾಗ ಉದ್ಯೋಗಿಗೆ ವಿನಾಯಿತಿ ನೀಡಿದರೆ, ಈ ಗಂಟೆಗಳ ಕೆಲಸದ ದಾಖಲೆಗಳು ನಿಮಗೆ ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಮಯವನ್ನು ಪಾವತಿಸಲು ಮಾರ್ಗದರ್ಶನ ನೀಡಬಹುದು.

ಕಂಪನಿಯು ವೇತನವನ್ನು ಹೇಗೆ ಲೆಕ್ಕ ಹಾಕಿದೆ ಎಂದು ನೀವು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ನೀವು ನೇರ ಸಂಬಳ, ಸಂಬಳ ಪ್ಲಸ್ ಕಮಿಷನ್, ಓವರ್ಟೈಮ್, ಪಿಕೆಕ್ವರ್ಕ್ ಅಥವಾ ನೇರವಾಗಿ ಗಂಟೆಯ ವೇತನ ಎಂದು ನೀವು ಟ್ರ್ಯಾಕ್ ಮಾಡಬೇಕಾಗಿದೆ.

ನೀವು ಇದನ್ನು ಪಾವತಿ ಮತ್ತು ತೆರಿಗೆ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿಗೆ ಮಾತ್ರ ಮಾಡಬೇಕಾಗಿದೆ ಆದರೆ ಹಲವಾರು ಇತರ ನಿರ್ಧಾರಗಳು ಕೆಲಸದ ಗಂಟೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿವೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಎಫ್ಎಂಎಲ್ಎಗೆ ಅರ್ಹತೆ ಒಂದು ವರ್ಷದಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಗಂಟೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿದೆ. ನೀವು ಅರೆಕಾಲಿಕ ವಿನಾಯಿತಿ ಉದ್ಯೋಗಿ ಇದ್ದರೆ, ನೀವು ಎಫ್ಎಂಎಲ್ಎ ಅರ್ಹತೆಯನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸಲು ಸಮಯ ರೆಕಾರ್ಡಿಂಗ್ ಅಗತ್ಯ ಎಂದು ಪರಿಗಣಿಸಬೇಕು. ಅವರು ಕೆಲಸ ಮಾಡಿದ ಎಲ್ಲಾ ಗಂಟೆಗಳಿಗೆ ನೀವು ನಿಮ್ಮ ಕಾರ್ಮಿಕರಿಗೆ ಪಾವತಿಸಿದ್ದೀರಿ ಎಂದು ನೀವು ಸಾಬೀತುಪಡಿಸಲು ಸಹ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ.

ಫಾರ್ಮ್ I-9: 3 ವರ್ಷಗಳ ನಂತರ ಹೈರ್, 1 ವರ್ಷದ ನಂತರ ಮುಕ್ತಾಯ, ಯಾವುದಾದರೂ ನಂತರ.

ಉದ್ಯೋಗಿ I-9 ಫಾರ್ಮ್ ಅನ್ನು ನಿಮ್ಮ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ದಾಖಲೆಗಳಿಂದ ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಲಾಗಿದೆ, ಉದ್ಯೋಗಿಯನ್ನು ಬಾಡಿಗೆಗೆ ಪಡೆದು ಮೂರು ವರ್ಷಗಳ ನಂತರ ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗ ಮುಕ್ತಾಯದ ನಂತರ ಒಂದು ವರ್ಷದ ನಂತರ, ಯಾವುದಾದರೂ ನಂತರ.

ಆರೋಗ್ಯ / ಪಿಂಚಣಿ ಬೆನಿಫಿಟ್ಸ್ ಮಾಹಿತಿ: 6 ವರ್ಷಗಳು

ಕನಿಷ್ಠ ಆರು ವರ್ಷಗಳಿಂದ ನಿಮ್ಮ ಎಲ್ಲ ಪ್ರಯೋಜನಗಳಿಗಾಗಿ ನಿಮ್ಮ ಯೋಜನೆಗಳ ನಿಮ್ಮ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನೀವು ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಒಬ್ಬ ಉದ್ಯೋಗಿ ನಿಮ್ಮನ್ನು ಕೇಳಿದರೆ, ಅವನು ಅಥವಾ ಅವಳು ಹೆಚ್ಚಿನ ಪಿಂಚಣಿಗೆ ಅರ್ಹರಾಗಿದ್ದಾರೆ ಎಂದು ನ್ಯಾಯಾಲಯಗಳು ವಾದಿಸಿವೆ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಉದ್ಯೋಗದಾತರ ಜವಾಬ್ದಾರಿ ಅವರು ತಾವು ಹೆಚ್ಚು ಬದ್ಧವಾಗಿಲ್ಲವೆಂದು ಸಾಬೀತುಮಾಡುವ ಉದ್ಯೋಗದಾತನ ಜವಾಬ್ದಾರಿ, ಅವರು ಮಾಡುವ ಕೆಲಸವನ್ನು ಸಾಬೀತುಪಡಿಸಲು ನೌಕರನ ಜವಾಬ್ದಾರಿ ಅಲ್ಲ. ಆ ಸಾರಾಂಶ ಯೋಜನಾ ವಿವರಣೆಗಳನ್ನು ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಿ.

ನೀವು ಕೋಬ್ರಾಗೆ ಅರ್ಹರಾಗಿರುವ ಮಾಜಿ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದರೆ, ಅವರ ಆರೋಗ್ಯ ಪ್ರಯೋಜನಗಳನ್ನು ವಿಸ್ತರಿಸಿದರೆ, ನೀವು ಆರು ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಆ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸುರಕ್ಷಿತವಾಗಿರಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಕಾನೂನು ಧಾರಣೆಯನ್ನು ಸೂಚಿಸುವುದಿಲ್ಲ, ಆದರೆ ಇದು ನೌಕರರ ನಿವೃತ್ತಿ ವರಮಾನ ಭದ್ರತಾ ಕಾಯಿದೆ (ERISA) ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಅನ್ವಯಿಸಬಹುದು ಏಕೆಂದರೆ ಈ ಕಾನೂನು ಆರು ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಧಾರಣವನ್ನು ಬಯಸುತ್ತದೆ. ಸುರಕ್ಷಿತ ಬದಿಯಲ್ಲಿರಲು, ಆ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಹೊರಹಾಕಬೇಡಿ.

ಎಫ್ಎಂಎಲ್ಎ ರೆಕಾರ್ಡ್ಸ್: 3 ವರ್ಷಗಳು

ಉದ್ಯೋಗಿ FMLA ಗೆ ವಿನಂತಿಸಿದಾಗ , ನೀವು ರಜೆ ನಿರಾಕರಿಸಿದರೂ ಆ ಕಾಗದದ ಜಾಡು ಹಿಡಿಯಬೇಕು. ಪ್ರತಿ ನೌಕರರ ರಜೆಗೆ ನೀವು ಟ್ರ್ಯಾಕ್ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದೀರಿ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ - ಇದು ಪ್ರಾರಂಭವಾದಾಗ ಎಷ್ಟು ಸಮಯವನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಉದ್ಯೋಗಿ ಮಧ್ಯಂತರ ಎಫ್ಎಂಎಲ್ಎಯನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದರೆ, ನೀವು ಪ್ರತಿ ರಜೆಗೆ ಟ್ರ್ಯಾಕ್ ಮಾಡಿ ಮತ್ತು ಬಳಸಿದ ಗಂಟೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ದಾಖಲಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ . ದಿನಾಂಕಗಳು ಮತ್ತು ಗಂಟೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ದಾಖಲಿಸಬೇಕು. ನೆನಪಿಡಿ, ಮರುಕಳಿಸುವ ರಜೆವನ್ನು ಒಂದು ದಿನದಲ್ಲಿ ಕೆಲವು ಗಂಟೆಗಳವರೆಗೆ ಅಥವಾ ವಾರದಲ್ಲಿ ಕೆಲವು ದಿನಗಳವರೆಗೆ ಬಳಸಬಹುದು. ಎಲ್ಲವನ್ನೂ ದಾಖಲಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ ಮತ್ತು ಆ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.

ನೆನಪಿಡಿ, ಇದು ಸಮಗ್ರ ಪಟ್ಟಿ ಅಲ್ಲ ಮತ್ತು ಫೆಡರಲ್ ಕಾನೂನುಗಳಿಗೆ ಮಾತ್ರ ಅನ್ವಯಿಸುತ್ತದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ನೀವು ಫೆಡರಲ್ ಗುತ್ತಿಗೆದಾರರಾಗಿದ್ದರೆ ಅಥವಾ ನಿಮ್ಮ ರಾಜ್ಯವು ವಿಭಿನ್ನ ಮಾನದಂಡಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದರೆ, ನೀವು ಹೆಚ್ಚುವರಿ ದಾಖಲೆಯ ಧಾರಣ ನಿಯಮಗಳಿಗೆ ಒಳಪಟ್ಟಿರಬಹುದು. ಸಂದೇಹದಲ್ಲಿ, ಅದನ್ನು ಹೊರಹಾಕಬೇಡಿ.

ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಸೊಸೈಟಿಯಲ್ಲಿ (SHRM) ರೆಕಾರ್ಡ್ ಕೀಪಿಂಗ್ ಮತ್ತು ಕಡ್ಡಾಯವಾಗಿ ವರದಿ ಮಾಡುವ ಬಗ್ಗೆ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳನ್ನು ನೀವು ಪ್ರವೇಶಿಸಬಹುದು.

ಹಕ್ಕುತ್ಯಾಗ: ಒದಗಿಸಿದ ಮಾಹಿತಿ, ಅಧಿಕೃತ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ನಿಖರತೆ ಮತ್ತು ಕಾನೂನುಬದ್ಧತೆಗೆ ಖಾತರಿಯಿಲ್ಲ ಎಂಬುದನ್ನು ದಯವಿಟ್ಟು ಗಮನಿಸಿ. ವಿಶ್ವದಾದ್ಯಂತದ ಪ್ರೇಕ್ಷಕರು ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗದ ಕಾನೂನುಗಳು ಮತ್ತು ನಿಯಮಗಳು ರಾಜ್ಯದಿಂದ ರಾಜ್ಯಕ್ಕೆ ಮತ್ತು ದೇಶಕ್ಕೆ ಬದಲಾಗುತ್ತವೆ. ನಿಮ್ಮ ಸ್ಥಳಕ್ಕೆ ಕೆಲವು ಕಾನೂನುಬದ್ಧ ವ್ಯಾಖ್ಯಾನಗಳು ಮತ್ತು ನಿರ್ಧಾರಗಳು ಸರಿಯಾಗಿವೆಯೆಂದು ಕಾನೂನು ನೆರವು ಪಡೆಯಲು ಅಥವಾ ರಾಜ್ಯ, ಫೆಡರಲ್ ಅಥವಾ ಅಂತರರಾಷ್ಟ್ರೀಯ ಸರ್ಕಾರದ ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳಿಂದ ಸಹಾಯ ಪಡೆಯಿರಿ. ಮಾರ್ಗದರ್ಶನ, ಕಲ್ಪನೆಗಳು ಮತ್ತು ಸಹಾಯಕ್ಕಾಗಿ ಈ ಮಾಹಿತಿಯು.