ಸಭೆ ನಿಮಿಷಗಳನ್ನು ರೆಕಾರ್ಡ್ ಮಾಡಲು ಹೇಗೆ (ಮತ್ತು ಏಕೆ)
ನಿಮಿಷಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಸೇರಿವೆ:
- ಭಾಗವಹಿಸುವವರ ಹೆಸರುಗಳು,
- ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ ಐಟಂಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ ,
- ಭಾಗವಹಿಸುವವರು ಮಾಡಿದ ನಿರ್ಧಾರಗಳು,
- ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರು ಅನುಸರಿಸಿದ ಮುಂದಿನ ಕ್ರಮಗಳು,
- ಬದ್ಧತೆಗಳ ಪೂರ್ಣಗೊಂಡ ದಿನಾಂಕ, ಮತ್ತು
- ಭವಿಷ್ಯದ ವಿಮರ್ಶೆ ಅಥವಾ ಇತಿಹಾಸಕ್ಕಾಗಿ ದಾಖಲಿಸುವ ಯಾವುದೇ ಇತರ ಘಟನೆಗಳು ಅಥವಾ ಚರ್ಚೆಗಳು.
ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಮಾಡಿದ ನಿರ್ಣಯಗಳನ್ನು ಮತ್ತು ಭಾಗವಹಿಸುವವರು ಮಾಡಿದ ಬದ್ಧತೆಗಳಿಗೆ ಅನುಗುಣವಾದ ಸಭೆಯ ನಿಮಿಷಗಳು ಗಮನಹರಿಸುತ್ತವೆ. ಸಭೆಯ ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರು ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳುವ ತಿಳುವಳಿಕೆಗೆ ಅಗತ್ಯವಾದ ದಿನಾಂಕಗಳು ಮತ್ತು ಇತರ ವಿವರಗಳು ಬದ್ಧತೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಸೇರಿಕೊಳ್ಳುತ್ತವೆ.
ಮೀಟಿಂಗ್ ಮಿನಿಟ್ಸ್ ಎ ಹಿಸ್ಟಾರಿಕಲ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್
ಒಂದು ಐತಿಹಾಸಿಕ ದಾಖಲೆಯಾಗಿ, ನಿರ್ಣಯ ಮಾಡುವಲ್ಲಿ ಕಾರಣವಾದ ಪ್ರಮುಖ ಪರಿಕಲ್ಪನೆಗಳನ್ನು ಅಥವಾ ಚರ್ಚೆಗಳನ್ನು ದಾಖಲಿಸುವಲ್ಲಿ ಅವು ಉಪಯುಕ್ತವಾಗಿವೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ತಂಡದ ಸದಸ್ಯರು "ನಾವು ಈ ಗುರಿಯನ್ನು ಆರಿಸಿದಾಗ ನಾವು ಯಾವತ್ತೂ ಆಲೋಚಿಸುತ್ತಿದ್ದೇವೆ" ಎಂದು ಹೇಳಿದಾಗ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿಗೆ ಉತ್ತರಿಸುವುದು.
ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಸಭೆಯ ನಿಮಿಷಗಳು ತಂಡ ಚರ್ಚಿಸಿದ ಐದು ಪರ್ಯಾಯಗಳನ್ನು ಮತ್ತು ಇತರ ಲಭ್ಯವಿರುವ ಮಾರ್ಗಗಳ ಮೇಲೆ ಯಾರನ್ನು ಆಯ್ಕೆಮಾಡಿದವು ಎಂಬುದಕ್ಕೆ ಪ್ರಮುಖ ಕಾರಣವನ್ನು ಇಡುತ್ತವೆ.
ವಿಶಿಷ್ಟ ವ್ಯಾಪಾರ ಸಭೆಗೆ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಸಭೆಯ ನಿಮಿಷಗಳು ಪ್ರತಿ ಚರ್ಚೆಯನ್ನು ರೆಕಾರ್ಡ್ ಮಾಡುವ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ.
ಅವರು ಕೂಡ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ, ಮತ್ತು ಏನು ಮಾಡಬೇಕೆಂದು ಹೇಳಬಾರದು. ಅಥವಾ, ಪ್ರತಿ ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರು ವಿವರವಾಗಿ ಏನು ಹೇಳುತ್ತಾರೆಂದು ಅವರು ದಾಖಲಿಸಬೇಕು. ನೀಡಿದ ಉದಾಹರಣೆಯಲ್ಲಿ, ಪ್ರತಿ ಪದವನ್ನು ಬರೆಯುವ ಬದಲು ಚರ್ಚೆಯನ್ನು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ.
(ಈ ನಿಯಮವು ಕಾನೂನು ಕ್ರಮ, ನ್ಯಾಯಾಲಯದ ವಿಚಾರಣೆಗಳು ಮತ್ತು ಮುಂತಾದ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಇತರ ರೀತಿಯ ಸಭೆಗಳಿಗೆ ವಿಭಿನ್ನವಾಗಿದೆ ಎಂದು ಗುರುತಿಸಿ.
ಈ ನಿಮಿಷಗಳು ಸಂಭಾಷಣೆ ಮತ್ತು ಹೇಳಿಕೆಗಳ ನಿಖರ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಬಯಸುತ್ತವೆ.) ಆದರೆ, ನಿಮ್ಮ ವಿಶಿಷ್ಟ ಕೆಲಸದ ಸಭೆಯು ಮಾಡುವುದಿಲ್ಲ.
ಯಾವಾಗ ಮತ್ತು ಹೇಗೆ ಸಭೆ ನಿಮಿಷಗಳನ್ನು ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳುವುದು
ತಾತ್ತ್ವಿಕವಾಗಿ, ಸಭೆಯ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಸಭೆ ಭಾಗವಹಿಸುವವರಿಗೆ ವಿದ್ಯುನ್ಮಾನ ಸಭೆ ನಿಮಿಷಗಳನ್ನು ಪ್ರಸಾರ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇದನ್ನು ಮಾಡುವುದರಿಂದ, ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರು ತಮ್ಮ ಬದ್ಧತೆಗಳು ಮತ್ತು ಗಡುವನ್ನು ತಕ್ಷಣ ಗಮನಿಸಬೇಕು. ಇದನ್ನು ಸಾಧ್ಯವಾಗದಿದ್ದರೆ (ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಟಿಪ್ಪಣಿ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವವರು ದೋಷಗಳನ್ನು ಸ್ವಚ್ಛಗೊಳಿಸಲು ಬಯಸುತ್ತಾರೆ) ಟಿಪ್ಪಣಿ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವವರು ಸಭೆಯ ನಿಮಿಷಗಳನ್ನು ಸಭೆಯ 24 ಗಂಟೆಗಳ ಒಳಗೆ ಪ್ರಸಾರ ಮಾಡಬೇಕು.
ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಮಾಡಿದ ತಂಡದ ಸದಸ್ಯರು ಬದ್ಧತೆಗಳ ನೆನಪಿಸುತ್ತದೆ. ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರು ತಮ್ಮ ಕ್ಯಾಲೆಂಡರ್ಗಳಿಗೆ ತಮ್ಮ ಸಭೆಯ ಬದ್ಧತೆಗಳನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸಲು ಮತ್ತು ಪಟ್ಟಿಗಳನ್ನು ಮಾಡಲು ಅವರು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತಾರೆ. ಅವರು ಮುಂದಿನ ಸಭೆಯ ಮೊದಲು ಭಾಗವಹಿಸುವವರನ್ನು ತಲುಪಬೇಕಾದ ಯಾವುದೇ ಐಟಂನ ಜ್ಞಾಪನೆಯಾಗಿ ಸೇವೆ ಸಲ್ಲಿಸುತ್ತಾರೆ.
(ಇದು ಸಭೆಗಳಲ್ಲಿ ಅತ್ಯಂತ ಮಹತ್ವಪೂರ್ಣವಾದ ಸಮಸ್ಯೆಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದನ್ನು ತೊಡೆದುಹಾಕುತ್ತದೆ, ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಹೊರಡಿಸುವುದು ಇದರಿಂದಾಗಿ ಭಾಗವಹಿಸುವವರು ಸಂಭಾಷಣೆ ಮಾಡುವುದಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಸಭೆ ಓದುವಿಕೆಯನ್ನು ಖರ್ಚು ಮಾಡುತ್ತಾರೆ.) ಎಲ್ಲಾ ನಂತರ, ಸಭೆಯ ಪಾಯಿಂಟ್ ಪರಸ್ಪರ ಸಂವಹನವಾಗುವುದಿಲ್ಲವೇ? ಬೇರೆ ಯಾವುದಕ್ಕೂ, ನೀವು ಇಮೇಲ್ ಮತ್ತು ಯಮ್ಮರ್ ರೀತಿಯ ಉಪಕರಣಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದೀರಿ.
ಮುಂದಿನ ಸಭೆಯ ಪ್ರಾರಂಭದಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಮುಂಚಿನ ಸಭೆಯ ನಿಮಿಷಗಳನ್ನು ನೀವು ಪರಿಶೀಲಿಸುವಿರಿ, ಆದ್ದರಿಂದ ಜನರು ಸರಿಯಾಗಿ ಮತ್ತು ಮುಂದಿನ ಹಂತಗಳಿಗಾಗಿ ಅವುಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಬಹುದು.
ನಿಮಿಷಗಳ ಸೂಕ್ತವಾಗಿ ಬರೆಯಲ್ಪಟ್ಟಾಗ ಮತ್ತು ಸಕಾಲಿಕವಾಗಿ ವಿತರಿಸಿದಾಗ ಸಭೆಯ ನಿಮಿಷಗಳು ಯಶಸ್ವೀ ಸಭೆಗಳಿಗೆ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಕೊಡುಗೆ ನೀಡುತ್ತವೆ. ಒಂದು ತಂಡ ತನ್ನ ವ್ಯವಹಾರದ ಯಶಸ್ಸನ್ನು ಬೆಂಬಲಿಸುವ ಬಲವಾದ ರೂಢಿಗಳನ್ನು ರಚಿಸಿದಾಗ ಇದು ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಸತ್ಯವಾಗಿದೆ.
ಸಭೆಗಳು ನಿಮಿಷಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವುದು ಹೇಗೆ?
ಸಭೆಯ ಯಶಸ್ಸಿಗೆ ವಿಮರ್ಶಾತ್ಮಕವಾಗಿ , ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರು, ಇತಿಹಾಸ, ಮತ್ತು ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಏನಾಯಿತು ಎಂಬುದನ್ನು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಬೇಕಾದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ಸಭೆ ದಾಖಲಿಸುತ್ತದೆ. ಪೂರ್ಣ ಸಭೆಯ ನಿಮಿಷಗಳಿಲ್ಲದೆಯೇ, ಯಶಸ್ಸಿನ ಸಭೆಯ ಭವಿಷ್ಯವು ಕಡಿಮೆಯಾಯಿತು.
ಸಭೆಯ ನಿಮಿಷಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವ ಉದ್ಯೋಗಿ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ತಂಡದ ಸದಸ್ಯರಾಗಿದ್ದಾರೆ ಮತ್ತು ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಭಾಗವಹಿಸುವಾಗ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತಾರೆ. ಕಾನೂನಿನ ಅಥವಾ ಸರ್ಕಾರದ ಸಂಬಂಧಿತ ವಿಚಾರಣೆಗಳು, ಶಾಖೆಗಳು ಅಥವಾ ವಿಚಾರಣೆಗಳು, ಅಗತ್ಯವಾದ ಕಾರ್ಪೋರೇಟ್ ಬೋರ್ಡ್ ಸಭೆಗಳು ಅಥವಾ ನಿಕ್ಷೇಪಗಳ ಅಗತ್ಯತೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಸಭೆಗಳಲ್ಲಿ, ಭಾಗವಹಿಸದಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿಯು ಅಧಿಕೃತ ನಿಮಿಷಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ಆಗಾಗ್ಗೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ದಾಖಲಿಸುತ್ತಾರೆ.
ನಿಮಿಷಗಳನ್ನು ದಾಖಲಿಸುವ ಉದ್ಯೋಗಿ ನಿಖರವಾಗಿ ದಾಖಲಿಸಲು ವಿವರಕ್ಕಾಗಿ ಕಿವಿ ಹೊಂದಿರಬೇಕು. ನಿಮಿಷಗಳನ್ನು ರೆಕಾರ್ಡ್ ಮಾಡುವಾಗ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳಲು ನೌಕರನು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿ ಮಲ್ಟಿಟಾಸ್ ಮಾಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.
ಕೆಲವು ಸಭೆಗಳಲ್ಲಿ, ಅದೇ ನೌಕರನು ಪ್ರತಿ ಸಭೆಯಲ್ಲಿಯೂ ನಿಮಿಷಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತಾನೆ. ಇತರರಲ್ಲಿ, ನಿಮಿಷದಲ್ಲಿ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವವರ ಪಾತ್ರವು ನೌಕರನಿಂದ ಉದ್ಯೋಗಿಗೆ ಹಾದುಹೋಗುತ್ತದೆ. ನಾಯಕತ್ವವನ್ನು ಭೇಟಿಯಾಗುವಂತೆ , ಟಿಪ್ಪಣಿ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವವರ ಪಾತ್ರವು ನಾಯಕತ್ವ , ಸಂವಹನ ಮತ್ತು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಸಭೆಯ ನಾಯಕತ್ವ ಕೌಶಲಗಳನ್ನು ನಿರ್ಮಿಸುತ್ತದೆ .
ಸಭೆಯ ನಿಮಿಷಗಳ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳು ಯಾವುವು?
ರೆಕಾರ್ಡರ್ ಅಥವಾ ಟಿಪ್ಪಣಿ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವವರ ಅಗತ್ಯತೆಗಳು:
- ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಮಾಡಿದ ನಿರ್ಧಾರಗಳು, ಬದ್ಧತೆಗಳು ಮತ್ತು ಪ್ರಮುಖ ಚರ್ಚೆಯ ಅಂಶಗಳನ್ನು ನಿಖರವಾಗಿ ರೆಕಾರ್ಡ್ ಮಾಡಿ.
- ಸದಸ್ಯರು ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ತೊಡಗಲು ಮಾಡಿದ ಬದ್ಧ ದಿನಾಂಕದೊಂದಿಗೆ ಮಾಡುವ ಸದಸ್ಯರನ್ನು ಭೇಟಿ ಮಾಡುವ ಕ್ರಿಯೆಯ ವಸ್ತುಗಳನ್ನು ರೆಕಾರ್ಡ್ ಮಾಡಿ. ಆಕ್ಷನ್ ಐಟಂಗಳು ಹೆಸರನ್ನು ಲಗತ್ತಿಸಲಾಗಿದೆ, ಆದರೆ ಸಾಮಾನ್ಯ ಚರ್ಚೆ ಅನೌಪಚಾರಿಕ ಕೆಲಸದ ಸಭೆಗಳಲ್ಲಿ ಏನು ಹೇಳುತ್ತದೆ ಎಂದು ಹೇಳುತ್ತದೆ.
- ಸಭೆಯ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಪ್ರಮುಖ ನಿರ್ಧಾರಗಳು ಮತ್ತು ನಿಯೋಜನೆಗಳು ಅಥವಾ ಸ್ವಯಂಪ್ರೇರಿತ ಬದ್ಧತೆಗಳು ಮತ್ತು ಕ್ರಿಯಾತ್ಮಕ ವಸ್ತುಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ ಆದ್ದರಿಂದ ಭಾಗವಹಿಸುವವರು ಸಭೆಯಿಂದ ಹೊರಡುವ ಮೊದಲು ಘಟನೆಗಳು ಮತ್ತು ಬದ್ಧತೆಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಬಹುದು ಮತ್ತು ಒಪ್ಪಬಹುದು.
- ಸಭೆಯ ಮುಖಂಡರು ಸಭೆಯ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನಿಯತಕಾಲಿಕವಾಗಿ ಚರ್ಚೆಗಳನ್ನು ಮರುಪಡೆಯಲು ಟಿಪ್ಪಣಿ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವವರನ್ನು ಕೇಳಬಹುದು.
- ನಡೆಯುತ್ತಿರುವ ಸಭೆಗಳಲ್ಲಿ, ಮುಂದಿನ ಸಭೆಯ ಪ್ರಾರಂಭದಲ್ಲಿ ಸಭೆಯ ನಿಮಿಷಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಲು ಟಿಪ್ಪಣಿ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವವರು ಒಂದು ನಿಮಿಷ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತಾರೆ. ಭಾಗವಹಿಸುವ ನೌಕರರು ನಿಮಿಷಗಳಲ್ಲಿ ಅವರು ಒಪ್ಪುವುದಿಲ್ಲವೆಂದು ಸೇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಬಹುದು ಅಥವಾ ಸರಿಪಡಿಸಬಹುದು.
- ಸಭೆಯ 24 ನಿಮಿಷಗಳ ಒಳಗೆ ಸಭೆಯ ನಿಮಿಷಗಳ ನಕಲನ್ನು ವಿತರಿಸುವುದು ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಅನುಕೂಲಕರ ಸಭೆಯ ಪ್ರಮಾಣಿತ ಶಿಫಾರಸುಯಾಗಿದೆ . ಈಗ, ಆದಾಗ್ಯೂ, ಲ್ಯಾಪ್ಟಾಪ್ ಅಥವಾ ಐಪ್ಯಾಡ್ನಂತಹ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಸಾಧನದಲ್ಲಿ ರೆಕಾರ್ಡರ್ ನಿಮಿಷಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬಹುದು. ಆದ್ದರಿಂದ, ಟಿಪ್ಪಣಿ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವವರು ಸಭೆಯ ನಿಮಿಷಗಳ ಒಳಗೆ ಅಥವಾ ಕಾಗುಣಿತ, ವ್ಯಾಕರಣ ಮತ್ತು ಸ್ಪಷ್ಟತೆಯ ತ್ವರಿತ ವಿಮರ್ಶೆಯ ನಂತರ ಸಭೆಯ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳನ್ನು ವಿತರಿಸಬೇಕು.
ಸಭೆಯ ಫಲಿತಾಂಶಗಳು ಸಂವಹನ ಮತ್ತು ಭಾಗವಹಿಸುವವರ ಮೇಲೆ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸಲ್ಪಡುತ್ತವೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಸಭೆಗೆ ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕಾದರೆ ರೆಕಾರ್ಡರ್ ಪಾತ್ರ. ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳು ಇಲ್ಲದೆ, ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರು ಇತರ ಭಾಗಿಗಳ ಸ್ಮರಣೆಯನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿರಬೇಕು. ಭರವಸೆ, ಇದು ಉತ್ತಮ ಯೋಜನೆ ಅಲ್ಲ.
ಸಭೆಯ ಯಶಸ್ಸನ್ನು ಗಮನಿಸಿ ಸಭೆಯ ನೋಡುಗನ ದಾಖಲಾತಿ ಅಗತ್ಯವಾಗಿದೆ, ಉದ್ಯೋಗಿ ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆಯನ್ನು ಸುಧಾರಿಸಲು ದಸ್ತಾವೇಜನ್ನು ಅಗತ್ಯವಾಗಿರುತ್ತದೆ.