ನೌಕರರು ಯಾವ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಬೇಕು?

ಸ್ಮಾರ್ಟ್ ಉದ್ಯೋಗದಾತರು ನೌಕರರ ದಾಖಲೆಗಳಿಗಾಗಿ 4 ವಿವಿಧ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತಾರೆ

ಉದ್ಯೋಗದಾತನು ಉದ್ಯೋಗದಾತರಾಗಿ ನಿರ್ವಹಿಸಲು ಯಾವ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳನ್ನು ದಾಖಲಿಸಬೇಕು ಎಂದು ತಿಳಿಯಲು ಬಯಸುವಿರಾ? ಉದ್ಯೋಗದಾತನು ಪ್ರತಿ ಉದ್ಯೋಗಿಗೆ ನಾಲ್ಕು ಉದ್ಯೋಗಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತಾನೆ. ಹೆಚ್ಚುವರಿಯಾಗಿ, ಉದ್ಯೋಗದಾತ ಎಲ್ಲಾ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ಇತರ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತಾನೆ.

ನೌಕರರ ದಾಖಲೆಗಳ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಕಡತಗಳು

ಪ್ರತಿ ಉದ್ಯೋಗಿಗೆ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಕಡತವನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ಗಳು ಗೌಪ್ಯ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತವೆ ಮತ್ತು ಅವು ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗಳಿಂದ ನಿರ್ವಹಿಸಲ್ಪಡುತ್ತವೆ ಮತ್ತು ನಿರ್ವಹಿಸಲ್ಪಡುತ್ತವೆ.

ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ಗಳು ಕೆಲವು ಕಂಪೆನಿಗಳಲ್ಲಿ ಉದ್ಯೋಗಿ, ಉದ್ಯೋಗಿ ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಮ್ಯಾನೇಜರ್ ಬಳಸುವ ಮುಖ್ಯ ನೌಕರ ದಾಖಲೆಗಳಾಗಿವೆ.

ಇತರರಲ್ಲಿ- ಮತ್ತು ಇದು ಉದ್ಯೋಗಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ಗೆ ಶಿಫಾರಸು ವಿಧಾನ-ಪ್ರವೇಶವನ್ನು ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ಮತ್ತು ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣೆಯಲ್ಲಿ ಉದ್ಯೋಗಿಗೆ ನಿರ್ಬಂಧಿಸಲಾಗಿದೆ.

ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಕಡತದಲ್ಲಿ ವಿಶಿಷ್ಟ ದಾಖಲೆಗಳು ಉದ್ಯೋಗ ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ , ಕುಟುಂಬ ತುರ್ತು ಸಂಪರ್ಕ ರೂಪ, ದಾಖಲಿತ ಶಿಸ್ತು ಕ್ರಮ ಇತಿಹಾಸ, ಪುನರಾರಂಭ, ಉದ್ಯೋಗಿ ಹ್ಯಾಂಡ್ಬುಕ್ ರಶೀದಿ ಉದ್ಯೋಗಿ ಸೈನ್ ಆಫ್, ಆನ್-ಇಲ್ ಉದ್ಯೋಗದಾತ ಸೈನ್ ಇನ್ ಹಾಳೆಗಳು, ಆವರ್ತಕ ಮೌಲ್ಯಮಾಪನ, ಉದ್ಯೋಗ ಮೌಲ್ಯಮಾಪನ ಅಥವಾ ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ ಯೋಜನೆ, ತರಬೇತಿ ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರಗಳು ಮತ್ತು ಹಾಜರಾತಿ ಸಾಕ್ಷಿ, ಮತ್ತು ಪ್ರತಿ ಉದ್ಯೋಗಿ ಬಗ್ಗೆ ಪ್ರಸ್ತುತ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಸಂಪರ್ಕ ಮಾಹಿತಿ.

ಎಲ್ಲಾ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಕಡತಗಳು ಒಂದೇ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುವುದಿಲ್ಲ ಆದರೆ ಪ್ರತಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಕಡತವು ಕೆಲವು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ. ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆಯ ದಾಖಲೆಗಳು ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಕಡತದಲ್ಲಿ ಸೇರ್ಪಡೆಯಾಗುವುದಿಲ್ಲ, ಇದು ಶಿಸ್ತಿನ ಕ್ರಮ, ಪ್ರಶಸ್ತಿ, ಅಥವಾ ಅತ್ಯುತ್ತಮ ಸಾಧನೆಯ ಇತರ ಚಿಹ್ನೆಗಳಿಗೆ ಬೇಡದ ಹೊರತು.

ಅಂತಹ ದೈನಂದಿನ ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳು ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು ತಮ್ಮ ನೌಕರರ ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆ, ಗುರಿಗಳು ಮತ್ತು ಕೊಡುಗೆಗಳನ್ನು ಪತ್ತೆಹಚ್ಚಲು ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳುವ ಫೈಲ್ನಲ್ಲಿ ಸೇರಿದ್ದಾರೆ.

ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ದಾಖಲೆಗಳ ವೇತನದಾರರ ಫೈಲ್ಗಳು

ವೇತನದಾರರ ಫೈಲ್ಗಳು ಉದ್ಯೋಗಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಹ ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ. ವೇತನದಾರರ ಫೈಲ್ಗಳು ನೌಕರರ ಉದ್ಯೋಗಗಳು, ಇಲಾಖೆಗಳು, ಪರಿಹಾರ ಬದಲಾವಣೆ, ಅಲಂಕರಣಗಳು, ಸಾಲಗಳು ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗಿಗಳನ್ನು ಪಾವತಿಸಲು ಮತ್ತು ನೌಕರರ ಪರಿಹಾರ ಇತಿಹಾಸದ ನಕಲನ್ನು ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವ ಇತರ ಮಾಹಿತಿಯ ಇತಿಹಾಸವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ.

ವೇತನದಾರರ ಫೈಲ್ ಸಹ W-2, W-4, ಮತ್ತು ನೌಕರನಿಂದ ತುಂಬಿದ ಸಾಮಾಜಿಕ ಭದ್ರತಾ ತಡೆಹಿಡಿಯುವ ದಾಖಲೆಗಳಂತಹ ಸರ್ಕಾರದ ರೂಪಗಳ ಇತಿಹಾಸವನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತದೆ. ಉದ್ಯೋಗಿ ಸಂಬಳದಿಂದ ಪಾವತಿಗಳನ್ನು ಹಿಂತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲು ಫೈಲ್ ಉದ್ಯೋಗಿ ಲಾಭದ ಮಾಹಿತಿ ಮತ್ತು ಅನುಮತಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತದೆ.

ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ದಾಖಲೆಗಳ ವೈದ್ಯಕೀಯ ಕಡತಗಳು

ಉದ್ಯೋಗದಾತ ವೈದ್ಯಕೀಯ ಫೈಲ್ ಕೂಡ ಮಾಲೀಕರಿಂದ ನಿರ್ವಹಿಸಲ್ಪಡುತ್ತದೆ. ವೈದ್ಯಕೀಯ ಕಡತದಲ್ಲಿ ಉದ್ಯೋಗಿ ದಾಖಲೆಗಳು ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳ ಗೊತ್ತುಪಡಿಸಿದ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗಿಗಳನ್ನು ಹೊರತುಪಡಿಸಿ ಯಾರಿಗಾದರೂ ಲಭ್ಯವಿಲ್ಲ. ವೈದ್ಯರ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳು, ಎಫ್ಎಂಎಲ್ಎ ಅರ್ಜಿ ದಾಖಲೆಗಳು, ಔಷಧ ಪರೀಕ್ಷಾ ಮಾಹಿತಿ, ಅಗತ್ಯ ಭೌತಿಕ ಮಾಹಿತಿ, ಮತ್ತು ಇತರ ನೌಕರರ ಅಥವಾ ಅವರ ಕುಟುಂಬದ ಸದಸ್ಯರ ವೈದ್ಯಕೀಯ ಆರೋಗ್ಯಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿರುವ ಇತರ ದಾಖಲಾತಿಗಳನ್ನು ವೈದ್ಯಕೀಯ ಫೈಲ್ಗಳು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತವೆ.

ವೈದ್ಯಕೀಯ ಫೈಲ್ಗಳು, ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ದಾಖಲೆಗಳ ಗೌಪ್ಯತೆಯ ಕಾರಣದಿಂದಾಗಿ, ಅತ್ಯುನ್ನತ ಮಟ್ಟದ ಸುರಕ್ಷಿತ ಸಂಗ್ರಹಣೆ ಮತ್ತು ಗೌಪ್ಯತೆಯನ್ನು ಪಡೆಯುತ್ತವೆ. ವೈದ್ಯಕೀಯ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ಕೊಠಡಿಯಲ್ಲಿ ಲಾಕ್ ಮಾಡಲಾಗಿರುವ ಲಾಕ್ ಫೈಲ್ ಡ್ರಾಯರ್ಗಳಲ್ಲಿ HR ಗೊತ್ತುಪಡಿಸಿದ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಹೊರತುಪಡಿಸಿ ನೌಕರರಿಗೆ ಪ್ರವೇಶಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ ಎಂದು ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡಲಾಗಿದೆ.

I-9 ಫೈಲ್ಸ್ ನೌಕರರ ದಾಖಲೆಗಳು

ಇತರ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ದಾಖಲೆಗಳಿಂದ ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿರುವ ಒಂದು ಕಡತದಲ್ಲಿ ಎಲ್ಲಾ ನೌಕರರಿಗೆ ನಿರ್ವಹಿಸಲ್ಪಡುವ I-9 ಫೈಲ್ಸ್ ಮನೆಯ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ದಾಖಲೆಗಳು.

ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ಈ ಉದ್ಯೋಗಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇತರ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ದಾಖಲೆಗಳಿಂದ ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುತ್ತಾರೆ. ನೌಕರರ ಗೌಪ್ಯತೆಗಳನ್ನು ಸರ್ಕಾರಿ ಅಧಿಕಾರಿಗಳು ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗಿ I-9 ಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಲು ಅಧಿಕಾರ ಪಡೆದ ಇತರ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಂದ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುತ್ತಾರೆ.

I-9 ಗಳನ್ನು ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಸ್ಥಳದಲ್ಲಿ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವುದರಿಂದ ನೀವು ಫೆಡರಲ್ I-9 ಫೈಲ್ ಅವಲೋಕನಕ್ಕಾಗಿ ಆಯ್ಕೆಮಾಡಿದರೆ, ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಯಾವುದೇ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಪ್ರವೇಶಿಸಲು ಅಥವಾ ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಯೊಂದಿಗೆ ತನ್ನ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ನಿಜವಾದ ಕೆಲಸವನ್ನು ಹೊರತುಪಡಿಸಿ I-9 ಫಾರ್ಮ್. ಈ ತನಿಖೆಗಳು ಪ್ರತಿ ವರ್ಷ ಹೆಚ್ಚಾಗುತ್ತಿದ್ದು, ನಿಮ್ಮ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು I-9 ಫಾರ್ಮ್ಗಳನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ಭರ್ತಿ ಮಾಡಿದ್ದಾರೆ ಅಥವಾ ನೀವು ದಂಡ ಮತ್ತು ಸಂಭಾವ್ಯ ಜೈಲು ಸಮಯಕ್ಕೆ ಒಳಪಟ್ಟಿರಬಹುದು ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.

ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ನೌಕರರ ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ರವೇಶ

ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ವ್ಯಕ್ತಿಯನ್ನು ಸಂಪರ್ಕಿಸುವ ಮೂಲಕ ತಮ್ಮ ನೌಕರರ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ವೀಕ್ಷಿಸಬಹುದು.

ಯಾವುದೇ ಉದ್ಯೋಗಿ ಯಾವುದೇ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಅವನ ಅಥವಾ ಅವಳ ದಾಖಲೆಗಳಲ್ಲಿ ಬದಲಾಯಿಸಬಹುದು ಅಥವಾ ಅದನ್ನು HR ಸಿಬ್ಬಂದಿ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಉಪಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ ನೋಡಬೇಕು.

ನಿಮ್ಮ ಉದ್ಯೋಗಿ ಹ್ಯಾಂಡ್ಬುಕ್ನಲ್ಲಿ ಉದ್ಯೋಗಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ದಾಖಲೆಯ ನೋಡುವ ನೀತಿಯನ್ನು ನೀವು ಹೊಂದಿರಬೇಕು ಮತ್ತು ಅವರ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ವೀಕ್ಷಿಸಲು ನೌಕರರ ವಿನಂತಿಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ಅವ್ಯವಸ್ಥಿತವಾಗಿ ಅದನ್ನು ಅನುಸರಿಸಿ.

ನೌಕರನು ನಿಮ್ಮ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳನ್ನು ತೊರೆದ ನಂತರ ತಮ್ಮ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ದಾಖಲೆಗಳ ನಕಲುಗೆ ಲಿಖಿತ ಕೋರಿಕೆಯನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿದರೆ, ನೀವು ಅವರಿಗೆ ಪ್ರತಿಯನ್ನು ಕಳುಹಿಸಬೇಕು.

ಸಾಂದರ್ಭಿಕವಾಗಿ, ನೀವು ನೌಕರರ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ತಮ್ಮ ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ಇಲಾಖೆಯಿಂದ ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳುವ ಬಗ್ಗೆ ಅನುಮಾನಾಸ್ಪದ ನೌಕರನನ್ನು ಎದುರಿಸುತ್ತೀರಿ. ನೌಕರರ ಫೈಲ್ಗಳ ನಕಲನ್ನು ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಕೋರುವ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ಇವರು. ಮತ್ತೆ, ತಾರತಮ್ಯವಿಲ್ಲದೆ , ಫೈಲ್ನ ನಕಲನ್ನು ಮಾಡಿ ಅದನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿ. (HR ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಉಳಿಸಿಕೊಂಡಿರುವ ಎಷ್ಟು ಚಿಕ್ಕದಾದ ದಾಖಲಾತಿಗಳ ಮೂಲಕ ಉದ್ಯೋಗಿಗೆ ಆಶ್ಚರ್ಯವಾಗುವಂತಹ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ನೀವು ಪಡೆಯಬಹುದು.)

ಕೆಲವು ನ್ಯಾಯವ್ಯಾಪ್ತಿಯಲ್ಲಿ, ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ನಕಲು ಮಾಡುವ ಮತ್ತು ಕಳುಹಿಸುವ ವೆಚ್ಚಕ್ಕಾಗಿ ನೌಕರನನ್ನು ಚಾರ್ಜ್ ಮಾಡಲು ಕಾನೂನುಬದ್ಧವಾಗಿರುತ್ತದೆ.

ಹಕ್ಕುತ್ಯಾಗ: ಒದಗಿಸಿದ ಮಾಹಿತಿ, ಅಧಿಕೃತ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ನಿಖರತೆ ಮತ್ತು ಕಾನೂನುಬದ್ಧತೆಗೆ ಖಾತರಿಯಿಲ್ಲ ಎಂಬುದನ್ನು ದಯವಿಟ್ಟು ಗಮನಿಸಿ. ವಿಶ್ವದಾದ್ಯಂತದ ಪ್ರೇಕ್ಷಕರು ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗದ ಕಾನೂನುಗಳು ಮತ್ತು ನಿಯಮಗಳು ರಾಜ್ಯದಿಂದ ರಾಜ್ಯಕ್ಕೆ ಮತ್ತು ದೇಶಕ್ಕೆ ಬದಲಾಗುತ್ತವೆ. ನಿಮ್ಮ ಸ್ಥಳಕ್ಕೆ ಕೆಲವು ಕಾನೂನುಬದ್ಧ ವ್ಯಾಖ್ಯಾನಗಳು ಮತ್ತು ನಿರ್ಧಾರಗಳು ಸರಿಯಾಗಿವೆಯೆಂದು ಕಾನೂನು ನೆರವು ಪಡೆಯಲು ಅಥವಾ ರಾಜ್ಯ, ಫೆಡರಲ್ ಅಥವಾ ಅಂತರರಾಷ್ಟ್ರೀಯ ಸರ್ಕಾರದ ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳಿಂದ ಸಹಾಯ ಪಡೆಯಿರಿ. ಮಾರ್ಗದರ್ಶನ, ಕಲ್ಪನೆಗಳು ಮತ್ತು ಸಹಾಯಕ್ಕಾಗಿ ಈ ಮಾಹಿತಿಯು.